[Assuntos Gerais DX] Grave equipamentos internos em 5 segundos! Facilite a gestão de aluguel de equipamentos e reduza a carga sobre os departamentos de assuntos gerais e sistemas de informação

Todos do Departamento de Assuntos Gerais e Sistemas de Informação. De repente, como sua empresa gerencia os equipamentos?

De material de papelaria a dispositivos USB e projetores, há uma ampla variedade de equipamentos da empresa.
Especialmente neste desastre do coronavírus, com restrições para ir trabalhar, acho que cada vez mais empresas estão levantando a questão de como gerenciar os equipamentos.

Neste artigo, vamos mostrar como completar o gerenciamento de equipamentos em 5 segundos.
Gostaria que você lesse isso se estiver promovendo DX (transformação digital) em departamentos corporativos como assuntos gerais e sistemas de informação.

Gerenciamento Interno de Equipamentos

Primeiramente, deixe-me dizer que existe um gerenciamento interno de equipamentos!

• Eu costumo esquecer de preencher papel ou boletos de empréstimo em Excel~
• Em primeiro lugar, há muitas pessoas que não conhecem as regras operacionais e tendem a pegar equipamentos sem permissão~
• Equipamentos sumidos enquanto alugados~
• Informação faltante e ser pego na auditoria~

Se você for responsável pela gestão de equipamentos, acho que vai olhar para a tela e assentir: "Sim, tem!"

Peça emprestado e devolva. É só isso, então por que ter um transtorno extra?

No final, a pessoa responsável pelos assuntos gerais, sistemas de informação ou outros departamentos procurará equipamentos.
Acho que o número de "empregos ™ sem nome", como ensinar as regras de operação aos funcionários, está aumentando a cada vez.

Mesmo agora, estamos impedidos de ir trabalhar devido ao desastre do coronavírus.
Quando você chega ao trabalho, precisa fazer tarefas que só podem ser feitas dentro da empresa, mas muitas pessoas estão ocupando tempo para essas pequenas coisas e não conseguem fazer o que realmente querem.

Instalações Internas O que sua empresa gerencia?

Na Colorkrew, onde trabalho, atribuo computadores pessoais e adaptadores para cada pessoa.

Dispositivos USB, projetores, microfones de alto-falantes, câmeras SLR, equipamentos de áudio, etc., que não são usados diariamente por indivíduos, são emprestados como equipamentos compartilhados quando necessário.
Algumas empresas gerenciam livros como bibliotecas.
A Colorkrew não gerencia isso com tanta frequência, e livros como livros técnicos, revistas e estatísticas são colocados nas estantes da empresa e podem ser usados livremente.
Diferente dos computadores pessoais, o aluguel de equipamentos tende a ser subestimado como responsabilidade do usuário (mesmo que devesse ser). Acho que todo mundo que gerencia isso deve estar passando por dificuldades.

Aqui, gostaria de falar sobre ferrovias envolvendo gestão de equipamentos.
No passado, os trens na época das Ferrovias Nacionais Japonesas usavam veículos de design comum.
Portanto, quando um desastre ocorria, ele era alugado para todo o país.
Naquela época, parecia ser gerenciado no papel, então acho que deve ter sido difícil pagar as contas e se comunicar entre os depósitos de veículos.

O que quero dizer é que é difícil administrar empréstimos no papel.

Não é chato gerenciar equipamentos no papel mesmo sendo uma empresa de TI?

Posso falar sobre isso?
Até o ano passado, quando a Colorkrew alugou algo, eu tinha que anotar meu nome, data, nome do item e propósito em um pedaço de papel e emprestar.

Mesmo sendo uma empresa de TI...
Não, é chato. A era é Reiwa! ?
Naturalmente, é difícil preencher essa lista.
Se tenho algo, sinto que está tudo bem porque é só um pouco de uso, então eu tiro por conta própria.
Como resultado, procurei do zero: "Onde é isso?"

Se outra pessoa quiser usar, a pessoa que pegou emprestado vai te emprestar e desaparecer antes que você perceba.
Além disso, tive dificuldade para encontrá-lo.

Isso era algo diário. (Só de lembrar, estresse pequeno. ）
Além disso, houve muitas vezes em que eu não sabia onde estava o aparelho, então eu perguntava ao departamento de sistemas de informação: "Onde estava o microfone do alto-falante?"
Cada vez, a pessoa responsável pelo departamento de sistemas de informação explica: "É isso."

Era um "trabalho ™ sem nome" que exigia muito tempo e esforço.
Parece que algo bastante parecido aconteceu na época em que o papel era o personagem principal da ferrovia.
A chamada dupla reserva.
Parece que não só assentos, mas também veículos foram reservados.
Se for um empréstimo interno, tudo bem, mas se afetar os clientes como a antiga ferrovia, é um grande problema!

Sem complicações com assuntos gerais e sistema de informação. Gerenciamento de equipamentos concluído em 5 segundos!

A solução para esse problema problemático é a ferramenta de concierge empresarial Colorkrew Biz.
Trabalhos ™ anônimos relacionados a pessoas, mercadorias e dinheiro no escritório podem ser reduzidos com este Colorkrew Biz.
Desta vez, usaremos a "função de gerenciamento de equipamentos" que reduz trabalhos ™ sem nome relacionados a outras coisas.

Outros Recursos

Reduzir trabalhos ™ anônimos relacionados a pessoas

• Plano de assentos
• Escalonador

Reduzir empregos ™ relacionados a dinheiro

• Pagamento interno

Surpreendentemente, basta escanear o código QR pelo aplicativo Colorkrew Biz. Isso permite que você registre seu empréstimo.

"Onde posso encontrar a mesa de empréstimo?"
"O que devo escrever?"
Você não precisa responder a uma pergunta tão inútil.

O administrador pode colar o código QR no dispositivo com base nas informações registradas e você está pronto.

Tudo o que você precisa fazer é fazer "Biz!" (escanear o código QR com o app Colorkrew Biz) como o idioma oficial da empresa.

"Onde fica a mesa de empréstimo?"
"Biz!"

"Quero pegar esse equipamento emprestado, o que devo fazer?"
"Biz!"

Parece assim.

Os funcionários só precisam escanear o código QR do aparelho alugado por conta própria, então não há necessidade de preenchê-lo.

O Colorkrew facilita o emprestamento de equipamentos, e os usuários acompanham o equipamento.
Como resultado, podemos ver rapidamente quem está usando qual equipamento.

Além disso, o Colorkrew Biz também possui uma função de busca, então você pode pesquisar quem está usando o serviço atualmente, sem precisar consultar um por um com o departamento de assuntos gerais ou inteligência.
Nosso departamento de sistemas de informação também não precisa mais lidar com cada indivíduo, o que ficou mais fácil.
Bem, que dificuldade foi aquela! É assim que parece.

DX dentro da empresa começando pela gestão de equipamentos

Dessa forma, na Colorkrew, mesmo sendo uma empresa de TI, eu costumava fazer a segunda vez (a segunda vez) de gerenciá-la no papel , mas ela renasceu.

No começo, era um microfone de alto-falante, depois um ponteiro, e estou expandindo minhas mãos aos poucos.
Se você mudar tudo de uma vez, terá que colar o código QR no equipamento, então você gradualmente passará para o gerenciamento de equipamentos usando o Colorkrew Biz. (O próprio código QR pode ser criado imediatamente com a ferramenta de gerenciamento.) ）

Agora que quase todo mundo está trabalhando remotamente, há mais equipamentos relacionados ao teletrabalho, como headsets e roteadores móveis, mas é fácil de gerenciar porque usamos o Colorkrew Biz.
É assustador pensar que isso seria no papel...
Fico feliz por ter respondido cedo~!

Desde que o mundo das ferrovias se tornou a gestão por computador, assentos e veículos passaram a ser bem gerenciados, então podemos reduzir reservas e diminuir custos.

As empresas também devem continuar utilizando o poder da TI para se transformar em DX interno (transformação digital).
Em particular, o pessoal de assuntos gerais tem muitos empregos ™ que nem sequer têm nomes detalhados, então acho que seria melhor transformar esse tipo de gerenciamento de equipamentos em DX.

Como Usar o Recurso de Gerenciamento de Equipamentos

(1) Escanear o código QR para pegar equipamentos emprestados

(2) Equipamentos emprestados são exibidos no histórico

(3) Toque no histórico ou escaneie o código QR para devolver