[총무 DX] 5초 만에 내부 장비 녹화! 장비 대여 관리를 쉽게 하고 총무 및 정보시스템 부서의 부담을 줄여

총무 및 정보시스템부 전원들. 갑자기 귀사는 장비를 어떻게 관리하고 있나요?

문구류부터 USB 장치, 프로젝터까지 다양한 회사 장비가 있습니다.
특히 이번 코로나 재난 속에서 출근 제한이 생기면서 점점 더 많은 기업들이 장비 관리 문제를 제기하고 있다고 생각합니다.

이 글에서는 장비 관리를 5초 만에 완료하는 방법을 알려드리겠습니다.
만약 당신이 일반 업무나 정보 시스템 같은 **기업 부서에서 DX(디지털 전환)**를 추진하고 있다면 이 글을 읽어보셨으면 합니다.

내부 장비 관리

우선, 내부 장비 관리가 있다는 점을 말씀드리고 싶습니다!

• 종이나 엑셀 대출 명세서 작성하는 걸 자주 잊어버려요~
• 우선, 운영 규칙을 모르는 사람이 많고, 허락 없이 장비를 가져가는 경우가 많아요~
• 장비 대여 중 분실~
• 정보 누락과 감사에 걸리기~

장비 관리를 담당한다면 화면을 보며 "네, 있습니다!"라고 고개를 끄덕일 것입니다.

빌리고 돌려주세요. 이게 문제인데 왜 추가로 번거로움이 생기는 거죠?

결국 일반 업무, 정보 시스템 또는 기타 부서를 담당하는 사람이 장비를 찾게 됩니다.
직원들에게 운영 규칙을 가르치는 '이름 없는 일 ™'의 수가 매번 늘어나고 있다고 생각합니다.

지금도 코로나 재난 때문에 출근이 제한되어 있습니다.
출근하면 회사 내에서만 할 수 있는 업무를 해야 하지만, 많은 사람들이 이런 사소한 일에 시간을 빼앗아 진짜 하고 싶은 일을 하지 못하고 있습니다.

사내 설비: 귀사는 무엇을 관리하나요?

제가 일하는 Colorkrew에서는 각 사람에게 개인용 컴퓨터와 어댑터를 할당합니다.

개인이 일상적으로 사용하지 않는 USB 장치, 프로젝터, 스피커 마이크, SLR 카메라, 오디오 장비 등은 필요할 때 공유 장비로 대여됩니다.
어떤 회사는 도서관처럼 책을 관리하기도 합니다.
Colorkrew는 이를 크게 관리하지 않으며, 기술 서적, 잡지, 통계 서적은 회사 서가에 놓여 자유롭게 사용할 수 있습니다.
개인용 컴퓨터와 달리, 장비 대여는 사용자의 책임으로 과소평가되는 경향이 있습니다(사실 그래야 하지만요). 이 일을 관리하는 모든 사람들은 분명 힘든 시간을 보내고 있을 거라고 생각합니다.

여기서는 장비 관리가 관련된 철도에 대해 이야기하고자 합니다.
과거 일본 국철 시절의 열차는 공통 설계의 차량을 사용했습니다.
따라서 재난이 발생했을 때 전국적으로 임대되었습니다.
당시에는 서류상으로 관리되는 것 같았기 때문에, 생계를 유지하고 차량 창고 간 소통이 어려웠을 것 같습니다.

제가 말하고 싶은 것은, 서류상으로 대출을 관리하는 것이 어렵다는 점입니다.

IT 회사인데 종이 위로 장비를 관리하는 게 별로인 거 아니야?

이 얘기만 해도 될까요?
작년에 Colorkrew가 무언가를 임대했을 때까지는 제 이름, 날짜, 상품명, 목적을 종이에 적어 빌려줘야 했습니다.

IT 회사인데도...
아니, 별로야. 시대가 레이와야! ?
당연히 작성하는 것은 번거롭습니다.
뭔가가 있으면 그냥 잠깐 쓸 거라서 괜찮다고 생각해서 스스로 꺼내요.
그래서 처음부터 다시 찾아봤습니다. "저게 어디지?"

다른 사람이 쓰고 싶어 하면, 빌린 사람이 빌려주고 금방 사라질 거야.
그리고 찾기가 정말 힘들었어요.

이건 매일 일어나는 일이었다. (그냥 생각나니, 작은 스트레스. ）
게다가 어디에 있는지 몰랐던 경우가 많아 정보 시스템 부서에 "스피커 마이크는 어디에 있었나요?"라고 물어보곤 했습니다.
매번 정보 시스템 부서 책임자가 "이게 바로 그거야."라고 설명한다.

그것은 많은 시간과 노력이 필요한 '이름 없는 일 ™'이었습니다.
철도에서 종이가 주된 역할을 하던 시절에도 비슷한 일이 있었던 것 같습니다.
이른바 이중 예약.
좌석뿐만 아니라 차량도 예약된 것으로 보입니다.
사내 대출이라면 괜찮지만, 예전 철도처럼 고객에게 영향을 미친다면 큰 문제가 됩니다!

일반 업무와 정보 시스템 번거로움 없어. 장비 관리는 5초 만에 완료!

이 골칫거리의 해결책은 비즈니스 컨시어지 도구인 Colorkrew Biz입니다.
사무실에서 사람, 물건, 돈과 관련된 이름 없는 업무™를 이 Colorkrew Biz로 줄일 수 있습니다.
이번에는 이름 없는 작업을 ™ 줄이는 '장비 관리 기능'을 사용할 예정입니다.

기타 특징

사람과 관련된 이름 없는 작업을 ™ 줄여

• 좌석도
• 스케줄러

돈 관련 일자리 ™ 축소

• 사내 결제

놀랍게도, Colorkrew Biz 앱에서 QR 코드를 스캔하기만 하면 됩니다. 이렇게 하면 대출 내역을 기록할 수 있습니다.

"대출 테이블은 어디에 있나요?"
"뭘 써야 하지?"
쓸데없는 질문에 답할 필요 없어.

관리자는 등록된 정보를 바탕으로 QR 코드를 기기에 붙여넣으면 준비가 완료됩니다.

"Biz!"(Colorkrew Biz 앱으로 QR 코드를 스캔)를 회사 공식 언어로 지정하기만 하면 됩니다.

"대출 테이블이 어디에 있지?"
"비즈!"

"이 장비를 빌리고 싶은데, 어떻게 해야 하지?"
"비즈!"

이렇게 생겼어.

직원들은 렌탈 기기의 QR 코드를 직접 스캔하기만 하면 되므로 직접 입력할 필요가 없습니다.

Colorkrew는 장비 빌리기 쉽게 만들고, 사용자들이 이를 추적할 수 있게 해줍니다.
그 결과 누가 어떤 장비를 사용하는지 빠르게 확인할 수 있습니다.

또한 Colorkrew Biz에는 검색 기능도 있어, 총무부나 정보부서에 하나씩 문의하지 않고도 현재 누가 사용 중인지 쉽게 찾을 수 있습니다.
정보시스템 부서도 더 이상 개별 개인을 직접 처리하지 않아도 되어 훨씬 수월해졌습니다.
그게 무슨 고난이었지! 그런 느낌이야.

회사 내 DX는 장비 관리부터 시작해

이런 식으로 Colorkrew에서는 IT 회사임에도 불구하고 , 저는 예전에는 서류상으로 운영하는 (두 번째로는) 별로 였지만, 결국 다시 태어났습니다.

처음에는 스피커 마이크였고, 그다음에는 포인터였으며, 점차 손을 확장하고 있습니다.
한꺼번에 모두 변경하면 QR 코드를 장비에 붙여넣어야 하므로 점차 Colorkrew Biz를 이용한 장비 관리로 넘어가게 됩니다. (QR 코드 자체는 관리 도구로 즉시 생성할 수 있습니다.) ）

이제 거의 모든 사람이 재택근무를 하게 되면서 헤드셋이나 모바일 라우터 같은 원격 근무 장비가 더 많아졌지만, Colorkrew Biz를 이용해서 관리하기가 쉽습니다.
이게 서류상일 거라는 생각만 해도 무섭다...
일찍 답장해서 다행이에요~!

철도 세계가 컴퓨터 관리로 전환되면서 좌석과 차량이 잘 관리되어 예비를 줄이고 비용을 줄일 수 있게 되었습니다.

기업들은 또한 IT의 힘을 활용해 내부 DX(디지털 전환)로 전환해야 합니다.
특히 일반 업무 담당자들은 명칭도 없는 직무™를 많이 가지고 있어서, 이런 종류의 장비 관리를 DX로 전환하는 것이 더 나을 것 같습니다.

장비 관리 기능 사용법

(1) QR 코드를 스캔하여 장비를 빌릴 수 있습니다

(2) 빌린 장비가 역사에 전시된다

(3) 기록을 탭하거나 QR 코드를 스캔해 반환하세요