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Desta vez, gostaria de cortar o trabalho de recepção.
Anteriormente, a Colorkrew tinha um celular na entrada.
Adotamos um fluxo comum para pequenas e médias empresas, como os convidados que chegam entrando em contato com o representante de assuntos gerais por telefone, e a pessoa de assuntos gerais interagindo com cada pessoa.
O product owner da Colorkrew Biz decidiu que havia muito desperdício aqui.
Quando desenvolvemos uma nova função de recepção e realmente a introduzimos, conseguimos economizar tempo e custos!
Hoje, gostaria de apresentar essa função de recepção.
Trabalho de recepção Eu não gosto desse tipo de lugar! Tem muitos agentes e é perda de tempo
Nas grandes empresas, há uma recepcionista dedicada na entrada que será responsável por todo o trabalho da recepção, mas nem todas as empresas têm recepcionista.
Existem muitos padrões em que alguns membros, como assuntos gerais e funcionários de escritório, estão responsáveis pelo trabalho e o ônus é concentrado.
O intermediário em si é simples, mas se for muito frequente, você precisa interromper o negócio a cada vez.
Mesmo que você queira se concentrar, ter que responder toda vez que receber uma ligação pode causar estresse.
## Trabalho de recepção Não gosto desse tipo de lugar! Gestão de visitantes é problemática
Acho que há muitas empresas que mantêm registros de visitantes sob uma perspectiva de segurança.
No entanto, o método ainda é primitivo, e tenho a impressão de que muitas empresas realizam audiências em papel ou no Excel.
Leva tempo para registrar no momento, no papel ou no Excel, e é difícil encontrá-lo quando você quer conferir depois.
Ou precisamos gerenciar os visitantes, mas não sabemos o que fazer porque não temos nenhuma contramedida.
Como usar a função de recepção Colorkrew Biz
A função de recepção da Colorkrew Biz reduz as funções dos agentes e facilita o gerenciamento do acesso dos convidados.
Os usuários podem convidar usuários externos "adicionando convidados" no recurso de reserva de espaço (sala de reuniões).
Os convidados receberão um e-mail e, ao segurar o QR code no e-mail sobre a placa da recepção, a pessoa responsável será notificada sobre sua visita sem problemas.
É fácil e bom não precisar fazer um e-mail separado de reserva e recepção para a sala de reuniões.
Os convidados podem simplesmente segurar o QR code do e-mail de convite na recepção não tripulada no dia da visita.
Teams, Slack, e-mail e outras ferramentas vinculadas ligam para a pessoa responsável.
Também é possível definir botões fixos de chamada, como "recepção geral" e "empresa de entrega".
A função de recepção da Colorkrew Biz utiliza um tablet ou PC.
Você não precisa de telefone fixo, então pode reduzir a taxa mensal de uso do telefone.
Recomendação para a Função de Recepção da Colorkrew Biz (1)
Você pode realizar a gestão de assentos, a administração da sala de conferências e as funções de recepção de uma só vez.
Se você já está usando o Colorkrew Biz, pode iniciar a função de recepção sem precisar introduzir uma nova ferramenta.
Como mencionado anteriormente, você pode enviar um e-mail de convite para os convidados ao reservar uma sala de reuniões, assim evita esquecer de orientá-los e reduz a interação extra com os convidados.
## Recomendações de Recursos de Recepção da Colorkrew Biz (2)
Você pode reportar e revisar cada um dos convites e registros de entrada de convidados.
Os convidados são convidados a escanear o código QR ao chegarem à empresa, para que as informações do usuário naquele momento permaneçam no relatório, permitindo um gerenciamento preciso das entradas.
Não há necessidade de gerenciar os visitantes separadamente, no papel ou no Excel.
## Recomendação da Função de Recepção Colorkrew Biz (3)
Ao buscar a pessoa responsável pela recepção, os visitantes podem buscar e notificar por nome de usuário, departamento, etc.
Isso permite que você receba notificações mais direcionadas aos seus funcionários, mesmo que você não use o recurso de convite para convidados.
Além disso, o usuário exibido pode ser especificado na função administrador, permitindo que as informações de todos os funcionários sejam exibidas na recepção.
## Recomendações de Recursos de Recepção da Colorkrew Biz (4)
Ele pode ser integrado ao Teams, então quando os convidados chegam à sua empresa, eles serão mencionados no Teams.
Mesmo que seja difícil perceber com e-mail, é fácil perceber com menções no Teams.
Você também pode definir múltiplos destinos de notificação, mas a mensagem exibida após a primeira pessoa será diferente da segunda e das seguintes, então você sabe se deve responder ao convidado ou se já respondeu.
**Se você está usando a Colorkrew Biz, não tem escolha a não ser usá-la! **
Se você estiver usando o Colorkrew Biz, pode usar a função de recepção como opção.
Há também um plano que pode ser usado como função de recepção independente, então, se você tiver interesse, entre em contato conosco!