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이번에는 접수 업무에 참여하고 싶습니다.
이전에는 Colorkrew가 입구에 휴대전화를 두고 있었습니다.
중소기업을 위해 방문 손님이 총무 담당자와 전화로 연락하고, 총무 담당자가 각자 상호작용하는 공통 흐름을 채택했습니다.
Colorkrew Biz의 제품 책임자는 이곳에 낭비가 많다고 판단했습니다.
새로운 리셉션 기능을 개발하고 실제로 도입했을 때, 시간과 비용을 줄일 수 있었습니다!
오늘은 그런 접견 행사를 소개하고자 합니다.
접수 업무 이런 곳은 싫어! 에이전트가 많고 시간 낭비야
주요 회사에서는 입구에 전담 접수 담당자가 있어 모든 접수 업무를 담당하지만, 모든 회사에 접수 담당자가 있는 것은 아닙니다.
일반 업무 담당자나 사무직 직원 등 일부 구성원이 업무를 책임지고 부담이 집중되는 다양한 패턴이 있습니다.
중개인은 간단하지만, 너무 자주 일어나면 매번 사업을 중단해야 합니다.
집중하고 싶어도 전화가 올 때마다 답해야 하는 것은 스트레스를 유발할 수 있습니다.
## 접수 업무 이런 곳 싫어! 방문객 관리가 골치 아파
보안 관점에서 방문객 기록을 보관하는 회사가 많다고 생각합니다.
하지만 이 방법은 아직 원시적이고, 많은 회사들이 종이나 엑셀로 청문회를 진행하는 것으로 알고 있습니다.
현장에서 종이나 엑셀에 기록하는 데 시간이 걸리고, 나중에 확인하고 싶을 때 찾기 어렵습니다.
또는 방문객을 관리해야 하지만, 대응책이 없어서 무엇을 해야 할지 모르는 경우도 있습니다.
컬러크루 비즈니스 접수 기능 사용법
Colorkrew Biz의 접수 기능은 상담원의 업무를 줄이고 게스트 접근 관리를 더 쉽게 만듭니다.
사용자는 공간(회의실) 예약 기능에서 "게스트 추가"를 통해 외부 사용자를 초대할 수 있습니다.
초대받은 손님들은 이메일을 받게 되며, 이메일의 QR 코드를 리셉션 표지판 위에 올려놓으면 담당자에게 방문 사실을 원활하게 알릴 수 있습니다.
별도의 회의실 예약 및 접수 정보 이메일을 만들 필요가 없다는 점이 쉽고 편리합니다.
손님들은 방문 당일 초대장 이메일에 적힌 QR 코드를 무인 접수 데스크에 직접 전달하면 됩니다.
Teams, Slack, 이메일 및 기타 연계된 도구들은 담당자에게 연락할 수 있습니다.
"일반 접수"나 "배달 회사"와 같은 고정 호출 버튼도 설정할 수 있습니다.
Colorkrew Biz의 접수 기능은 태블릿이나 PC를 사용합니다.
유선 전화가 필요 없으니 월 요금을 줄일 수 있습니다.
Colorkrew 비즈니스 리셉션 행사 추천 (1)
좌석 관리, 회의실 관리, 접수 기능을 한 번에 모두 수행할 수 있습니다.
이미 Colorkrew Biz를 사용 중이라면, 새로운 도구를 도입하지 않고도 접수 기능을 시작할 수 있습니다.
앞서 언급했듯이, 회의실 예약 시 게스트에게 초대 이메일을 보내면 안내를 잊지 않고 손님과의 추가 상호작용을 줄일 수 있습니다.
## Colorkrew 비즈니스 리셉션 기능 추천 (2)
각 게스트 초대와 게스트 입장 기록을 보고하고 검토할 수 있습니다.
초대받은 손님들은 회사에 방문할 때 QR 코드를 스캔하도록 요청받으며, 그 시점의 사용자 정보가 보고서에 남아 정확한 출입 관리가 가능합니다.
방문자를 종이나 엑셀로 따로 관리할 필요가 없습니다.
## Colorkrew 비즈니스 리셉션 행사 추천 (3)
접수처 담당자를 검색하면 사용자 이름, 부서 등으로 검색하고 알림을 받을 수 있습니다.
이 기능을 통해 게스트 초대 기능을 사용하지 않아도 직원에게 더 집중된 알림을 받을 수 있습니다.
또한, 관리자 기능에서 표시되는 사용자를 지정할 수 있어, 모든 직원의 정보가 리셉션에서 표시되지 않도록 방지할 수 있습니다.
## Colorkrew 비즈니스 리셉션 기능 추천 (4)
Teams와 통합할 수 있어, 손님이 회사에 올 때 Teams에 언급됩니다.
이메일로는 알아차리기 어려워도, Teams 언급 기능은 쉽게 알아차릴 수 있습니다.
여러 알림 목적지를 설정할 수도 있지만, 첫 번째 사람 이후에 표시되는 메시지는 두 번째 사람과 그 이후의 메시지와 다르기 때문에, 손님에게 답장해야 할지 이미 답장을 해야 하는지 알 수 있습니다.
**Colorkrew Biz를 사용하고 있다면 어쩔 수 없이 사용해야 합니다! **
Colorkrew Biz를 사용 중이라면 수신 기능을 옵션으로 사용할 수 있습니다.
별도의 리셉션 기능으로 사용할 수 있는 플랜도 있으니, 관심 있으시면 저희에게 연락해 주세요!