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Desta vez, gostaria de pensar no trabalho das recepcionistas.
Além disso, vamos pensar nos problemas que surgem ao responder à recepção e suas soluções!
O que você faz como recepcionista?
Há várias recepções, como balcões de recepção em hospitais e locais de eventos, e funções de recepção em prédios comerciais.
Aqui, gostaria de pensar em como responder aos clientes que vêm à empresa para aqueles responsáveis pela recepção diária.
"Não há ninguém na nossa empresa que esteja na China como recepcionista, mas o que devo fazer se houver visitantes de verdade...?"
Acho que muitas pessoas pensam assim.
Agora, vamos falar sobre a resposta de recepção quando os clientes chegam à empresa.
Primeiro, um cliente vai até a empresa e faz uma ligação pelo telefone da recepção.
Resposta de Recepção pelo Pessoal
- A equipe de assuntos gerais atende o telefone e atende você.
- Peça ajuda
- Diga e confirme suas informações no registro
- Prepare um cartão de admissão, etc.
- Se houver uma pessoa responsável pelo assunto, verifique a pessoa responsável e o cronograma para atuar como intermediário.
- Assim que encontrarem o responsável, cuidaremos disso.
- Verifique a ficha de registros para imprecisões
Mesmo que você eleve o valor de forma mais grosseira, parece que você está fazendo tanto trabalho como correspondência de recepção. Acho que há muitas empresas onde a área de assuntos gerais responde a essas coisas.
Com a mudança drastica dos estilos de trabalho e o trabalho híbrido que combina trabalho remoto e de escritório está atraindo mais atenção, acredito que essa resposta de recepção será incluída como um fator que impedirá que apenas os profissionais de assuntos gerais trabalhem remotamente.
No entanto, a recepção é o rosto da empresa! Você não consegue sair do seu controle com um trabalho importante.
Que tipo de problemas surgem no serviço de recepção? Vamos pensar sobre isso.
Quais são os problemas que surgem no serviço de recepção?
Quais são os problemas que surgem no processo de resposta à recepção? Vamos pensar sobre isso.
Primeiramente, acho que há momentos em que procuramos uma pessoa responsável por um cliente que não tem compromisso.
Embora estejam em algum lugar do escritório, podem não conseguir encontrá-los mesmo procurando ao redor, e podem não saber onde estão.
Leva tempo para pesquisar, fazendo os clientes esperarem e desperdiçando seu tempo.
Além disso, os clientes podem ser solicitados a preencher o formulário de registro de visita, mas esquecer de preenchê-lo, o que pode ser um problema de segurança.
Então, como resolver esses problemas?
A correspondência de recepção pode ser automatizada com gerenciamento de sistemas!
Reduzir o tempo para responder à recepção e gerenciar os dados de informação dos clientes que chegam à empresa pode ser resolvido com a função de recepção da ferramenta de concierge empresarial "Colorkrew Biz"!
Qual é a função de recepção?
Esse recurso permite que os clientes liguem para a pessoa responsável simplesmente enviando um e-mail de convite com um QR code antecipadamente para os clientes que chegam ao escritório com antecedência, e quando o cliente segura o QR code sobre o tablet em frente ao escritório no dia do evento.
Isso por si só completa a recepção, então você não precisa procurar uma pessoa responsável ou fazer um acordo por telefone durante a visita.
No caso de recepcionistas gerais, empresas de entrega e mídia, configure os itens correspondentes separadamente e simplesmente pressione o botão no tablet para ligar para a pessoa responsável.
Além disso, ao ler o código QR por conta própria, o histórico da sua visita permanecerá como dados, o que impedirá que os clientes preencham a folha de registro e evitará que você esqueça de anotá-la.
Quando quiser encontrar um representante, use a função de gerenciamento de assentos!
Se um cliente chegar sem agendamento, você pode facilmente encontrar a pessoa responsável pela função de gerenciamento de assentos da "Colorkrew Biz".
Se você procurar pela pessoa em questão na janela de busca no topo do mapa de assentos e clicar nela, ela aparecerá em vermelho para que você saiba onde a pessoa está trabalhando. Se você estiver em uma cabine ou sala de reuniões particular, sua localização atual será exibida em vermelho junto com o visor de assentos.
Em vez de procurar aleatoriamente no escritório, você pode rapidamente descobrir onde está e entrar em contato em tempo real procurando pela função de gerenciamento de assentos, assim não precisará esperar muito.
Vamos reduzir o trabalho anônimo da recepcionista!
Não há tantas correspondências de recepção por parte dos visitantes, e muitas vezes se pensa que não leva tempo, mas há muitas coisas que precisam ser tratadas em detalhes. Se não houver dados deixados como informação, pode ser um problema de segurança.
Não pense nisso apenas como um serviço de recepção, vamos reduzir o trabalho sem nome que ocorre no serviço de recepção automatizando e sem pessoal.
Além disso, quando o tempo está claro e sem pessoal, se você já foi responsável pela recepção, por que não incluir tarefas de casa várias vezes por semana e praticar o trabalho híbrido?
A Colorkrew Biz também possui o "Gerenciamento de Equipamentos", que permite gerenciar seus itens para aluguel, e a "Função de Armário", que permite entregar correspondências de forma tranquila.
Podemos ajudar você a reduzir diversos empregos sem nome, então fique à vontade para nos contatar.