今回は、受付対応の仕事について考えていきたいと思います。
また、受付対応時に発生する問題、そしてその解決策も一緒に考えていきましょう！
受付対応ってなにするの？
受付といっても病院やイベント会場での受付カウンターや、オフィスビル内での受付業務など、様々にあります。
ここでは、日々会社で受付対応をしているご担当者様向けに、来社されたお客様への受付対応について考えていきたいと思います。
「うちの会社には受付業務で在中している人はいないけど、実際に来客あったら何をしたら良いのだろう・・・？」
と考える人も少なくないと思います。
それでは、お客様が来社された時の受付対応について、あげてみましょう。
まず、お客様が来社され、受付用の電話で呼び出しを行います。
担当者が行う受付対応
- 総務担当者は電話を取り、お出迎えを行う
- 用件を伺う
- 記録表にお客様の情報を記入いただくようお伝え、確認する
- 入館カードの準備などを行う
- 用件から担当者がいる場合、取次ぎを行うため担当者やスケジュールを確認する
- 担当者が見つかり次第、取次ぎを行う
- 記録表に不備がないか確認する
ざっと上げただけでも、これだけの仕事を受付対応として行っているようです。これらの対応は、総務の方が対応されている企業が多いのではないでしょうか。
働き方が大きく変わり、リモートワークとオフィス出社を兼ねたハイブリッドワークがより注目されている中で、総務の方だけがリモートワークができない要因として、この受付対応も含まれてくると思います。
とはいえ、受付対応は会社の顔！大事な仕事で手は抜けないですよね。
受付対応で発生する問題とは、果たしてどんなものがあるのでしょうか。考えていきましょう。
受付対応で発生する問題とは
受付対応の過程で発生する問題とはどんなものがあるのでしょうか。考えていきましょう。
まず、お約束のないお客様に対して、担当者を探すことがあると思います。
オフィス内のどこかにはいるものの、見回ってもなかなか見つけられず、どこにいるのかわからない状態が発生することがあります。
探すことに時間がかかってしまい、お客様を待たせたり、自分の時間が無駄に減ってしまったりという問題が発生します。
また、お客様に来社記録表を記入してもらうはずが、記入してもらうのを忘れてしまい、セキュリティー上の問題になることもあります。
では、こういった課題はどのように解決したらよいのでしょうか？
受付対応はシステム管理で自動化できる！
受付対応にかかる時間の削減、来社されたお客様の情報データの管理は、ビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz」の受付機能で解決できます！
受付機能とは？
オフィスに来社するお客様へ事前にQRコード付きの招待メールを送るだけで、お客様が当日オフィスの前のタブレットにQRコードをかざすと、担当者を呼び出すことができる機能です。
これだけで受付完了になるので、来客の際に担当者を探したり、電話での取次ぎを行ったりする必要なくなります。
総合受付や配送業者、メディアの方の場合は別途該当の項目を設定し、タブレット上のボタンを押すだけで担当者へ呼び出しが行われます。
また、QRコードをお客様自身で読むことで、データとして来社履歴が残るため、わざわざお客様に記録表を記入してもらう手間を防ぐことができますし、書き忘れの防止にもなります。
担当者を探したいときは座席管理機能で！
お約束のないお客様が来られた場合は、担当者を「Colorkrew Biz」の座席管理機能から簡単に探すことができます。
座席表内の上部にある検索窓で該当の担当者を検索しヒットすると赤く表示されるため、その人がどこで仕事をしているかがわかります。個人ブースや会議室にいる場合は、座席の表示と合わせて今いる場所が赤く表示されます。
オフィス内を手当たり次第探すよりも、座席管理機能で検索すればすぐに居場所がわかりリアルタイムでコンタクトが取れて、お客様を長く待たせることもなくなります。
受付による名もなき仕事を減らそう！
来客による受付対応はそんなに多くないし、時間もかからないでしょ・・・と思われがちな受付対応ですが、時間を割いて対応しなければならないことが細々とあります。情報としてデータが残っていないとセキュリティー上の問題になる場合もあります。
たかが受付対応と思わずに、自動化、無人化することによって受付対応で発生する名もなき仕事を減らしていきましょう。
また、晴れて無人化することができた暁には、受付担当を担ってきた方はぜひ在宅ワークを週に何回か取り入れ、ハイブリッドワークを実践してみてはいかがでしょうか。
Colorkrew Bizには、他にも貸し出し品の管理ができる「備品管理」や、郵便物の受け渡しがスムーズに行える「ロッカー機能」などがあります。
様々な名もなき仕事を減らすサポートができますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。