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Olá!
Este é o Shimojima, um escritor.
Quero usar a sala de conferências, mas a sala de conferências não está disponível. Mas, na realidade, ela é apenas reservada e não é usada.
Um problema de reservas vazias para salas de conferência.
Neste artigo, gostaria de apresentar as causas e contramedidas para salas de reunião vazias, assim como cinco funções da Colorkrew Biz que podem ajudar você a eliminar reservas vazias.
Pensando nas Causas e Contramedidas para Reservas em Salas de Reunião Vazias
Vamos pensar nas causas e contramedidas para reservas em salas de conferência vazias.
As razões pelas quais as salas de reunião estão vazias incluem:
- Reservei uma sala de reuniões por enquanto, mas esqueci dela.
- Minha agenda mudou, mas não cancelei minha reserva na sala de reuniões
É possível pensar em algo assim.
Em algumas empresas, há casos em que as reuniões terminam antes do planejado, mas a sala de reuniões não volta a um estado utilizável.
Para evitar que isso aconteça, o sistema de agendamento de reuniões é ativado.
Com o sistema de reservas, você pode verificar rapidamente quem está reservando a sala de reuniões e se ela está em uso, e pode facilmente cancelar a reunião no sistema caso haja uma ausência repentina de reunião.
5 Recursos da Colorkrew Biz para Ajudar a Evitar Reservas Vazias e Mais
O Colorkrew Biz também possui funções úteis, como um sistema de reservas de reuniões que previne reservas vazias.
Vou apresentá-los um por um!
(1) Para reduzir salas de reunião inutilizadas, use a "Prevenção de Reservas Vazias e Função de Cancelamento Automático de Reservas"!
Primeiro, vou introduzir a "prevenção de reservas vazias e a função de cancelamento automático de reservas".
Este é um recurso que permite aos usuários cancelar automaticamente seus assentos reservados caso não fiquem no horário predeterminado.
O horário também pode ser definido individualmente, como reserva pela manhã, reserva à tarde e reserva para o dia todo.
Você também pode definir o departamento que não quer cancelar.
Se você for um usuário administrador, também pode cancelar todas as reservas individualmente.
(2) Visualize o status do espaço para entender "quem está realizando que tipo de reunião" num instante!
Você pode marcar "quem está realizando qual reunião" e "que tipo de reunião está sendo realizada" na função de espaço.
Você pode filtrar por data ou área para ver o status de uso e o conteúdo da sala de reuniões em uma lista.
Se a sala de reuniões estiver disponível, você pode fazer a reserva como está.
Você pode filtrar por horário, assim não precisa se preocupar em checar as salas de reunião disponíveis uma por uma.
(3) A ligação do Outlook com as informações de reserva de salas de conferência evita problemas de dupla reserva!
Se você usar a função de espaço vinculada ao Outlook, as salas de reunião reservadas e reservadas serão exibidas no outlook, eliminando problemas de dupla reserva, intervalos de agenda e discrepâncias nas informações de reservas.
(4) Você também pode tomar medidas contra comunicação interna com a função de análise de assentos!
Você pode gerenciar as pessoas após usar a sala de reuniões com a função de análise de assentos.
Quando você usa uma sala de conferências, permanece um registro e você pode verificar "quem, quando e qual sala de conferências foi usada".
Ao verificar os registros, como se a comunicação necessária dentro da empresa está sendo obtida a partir dos dados dos registros, ele pode ser usado para considerar medidas internas de comunicação.
(5) Reservas de salas de reunião podem ser registradas em massa até um ano e meio depois!
Reservas para salas de conferência, cafés, áreas de concentração, etc., podem ser reservadas até o horário programado daqui a seis meses.
No site para administradores, você pode registrar seus planos em massa até um ano e meio a partir de agora.
Isso reduzirá o transtorno de coordenar a sala de conferências e ouvir o status de uso.
(*A integração com o Office365 é possível.) ）
Conclusão
Neste artigo, apresentamos as causas e contramedidas para salas de reunião vazias, bem como as cinco funções da Colorkrew Biz para eliminar reservas vazias.
Acontece que reservas de salas de reunião vazias estão relacionadas a erros inadvertidos, como esquecer de reservar uma sala ou não cancelar uma reserva remarcada.
Esse tipo de inadvertência pode ser resolvido usando um sistema de reserva de salas de reunião.
A Colorkrew Biz possui uma variedade de recursos úteis além de evitar reservas vazias, então, se você tem interesse em um representante da empresa, entre em contato conosco.
Tenho certeza de que será útil.