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안녕하세요!
이쪽은 작가 시모지마입니다.
회의실을 사용하고 싶은데, 회의실이 비어 있지 않아요. 하지만 실제로는 예약되어 있고 사용하지 않아요.
회의실 예약이 빈 문제라는 점이 너무 심합니다.
이 글에서는 빈 회의실의 원인과 대응책, 그리고 빈 예약을 없애는 데 도움이 될 Colorkrew Biz의 다섯 가지 기능을 소개하고자 합니다.
빈 회의실 예약의 원인과 대응책에 대해 생각하다
회의실 예약이 빈 것의 원인과 대응책에 대해 생각해 봅시다.
회의실이 비어 있는 이유는 다음과 같습니다:
- 당분간 회의실을 예약했는데, 잊어버렸어.
- 일정이 바뀌었지만, 회의실 예약은 취소하지 않았어요
그런 생각을 할 수도 있죠.
일부 회사에서는 회의가 예정보다 일찍 끝나지만 회의실이 다시 사용 가능한 상태로 복구되지 않는 경우도 있습니다.
이를 방지하기 위해 회의 예약 시스템이 활성화되어 있습니다.
예약 시스템을 통해 회의실을 예약하는 사람이 누구인지, 현재 사용 중인지 한눈에 확인할 수 있으며, 갑작스러운 회의 결석 시 시스템에서 쉽게 회의를 취소할 수 있습니다.
5 Colorkrew Biz의 기능 덕분에 빈 예약을 방지하는 데 도움이 됩니다
Colorkrew Biz는 빈 예약을 방지하는 미팅 예약 시스템과 같은 유용한 기능도 갖추고 있습니다.
하나씩 소개할게요!
(1) 미사용 회의실을 줄이려면 "빈 예약 방지 및 예약 자동 취소 기능"을 사용하세요!
먼저, "빈 예약 방지 및 자동 예약 취소 기능"을 소개하겠습니다.
이 기능은 사용자가 정해진 시간에 체크인하지 않을 경우 예약된 좌석을 자동으로 취소할 수 있게 해줍니다.
시간은 오전 예약, 오후 예약, 하루 종일 예약 등 개별적으로 설정할 수도 있습니다.
취소하지 않도록 원하는 부서를 설정할 수도 있습니다.
관리자 사용자라면 모든 예약을 개별적으로 취소할 수도 있습니다.
(2) 우주 상태를 시각화하여 "누가 어떤 회의를 열는지"를 한눈에 파악하세요!
공간 기능에서 "누가 어떤 회의를 개최하는가"와 "어떤 종류의 회의가 열리는가"를 확인할 수 있습니다.
날짜나 지역별로 필터링하여 회의실의 사용 현황과 콘텐츠를 목록으로 확인할 수 있습니다.
회의실이 비어 있다면 현재 예약을 할 수 있습니다.
시간별로 필터링할 수 있어서 사용 가능한 회의실을 하나하나 확인할 필요가 없습니다.
(3) 회의실 예약 정보의 전망 연동이 중복 예약 문제를 방지합니다!
Outlook에 연결된 공간 기능을 사용하면 예약된 회의실과 예약된 회의실이 Outlook에 표시되어 중복 예약 문제, 일정 중단, 예약 정보 불일치를 제거합니다.
(4) 좌석 분석 기능과 내부 통신 차단도 할 수 있습니다!
회의실에서 좌석 분석 기능을 사용해 사람들을 관리할 수 있습니다.
회의실을 사용하면 로그가 남아 "누가, 언제, 어떤 회의실이 사용되었는지"를 확인할 수 있습니다.
회사 내에서 필요한 통신이 로그 데이터에서 얻어지고 있는지 등을 확인함으로써 내부 커뮤니케이션 조치를 고려하는 데 활용할 수 있습니다.
(5) 회의실 예약은 최대 1년 반까지 대량으로 등록할 수 있습니다!
회의실, 카페 공간, 집중 공간 등은 6개월 후 예정된 시간까지 예약할 수 있습니다.
관리자 사이트에서 최대 1년 반까지 대량 등록할 수 있습니다.
이렇게 하면 회의실 조율과 사용 상태 청취의 번거로움이 줄어듭니다.
(*Office365와의 통합이 가능합니다.) ）
결론
이 글에서는 빈 회의실의 원인과 대응책, 그리고 Colorkrew Biz의 다섯 가지 기능을 소개하여 빈 예약을 없애려 합니다.
알고 보니 회의실 예약이 빈 경우, 회의실 예약을 깜빡하거나 회의실 예약을 취소하지 않는 등 의도치 않은 실수와 관련이 있습니다.
이런 부주의는 회의실 예약 시스템을 통해 해결할 수 있습니다.
Colorkrew Biz는 빈 예약을 방지하는 등 다양한 유용한 기능을 갖추고 있으니, 회사 담당자에 관심이 있으시면 저희에게 연락해 주세요.
분명 유용할 거예요.