Traduzido do 日本語 • Ver original 
Olá!
Este é o Shimojima, um escritor.
Neste artigo, vamos apresentar as vantagens e desvantagens de reduzir o tamanho do escritório de uma empresa, bem como o custo de reduzir o tamanho de um escritório.
Também vamos introduzir recursos úteis na Colorkrew Biz.
Benefícios da redução de pessoal no escritório
Primeiro, gostaria de apresentar os benefícios da redução de pessoal em escritórios.
(1) Aluguel de escritório reduzido
Diferente do passado, quando ir ao escritório era o padrão, quando a oportunidade de ir ao escritório por teletrabalho diminui, é criado espaço extra que não é utilizado.
Se você conseguir se mudar para um escritório menor do que antes, pode reduzir o aluguel que antes era gasto no escritório.
Em uma empresa, o aluguel aumentou de 5 milhões para 1 milhão de ienes por mês.
(2) Redução das contas de serviços públicos
Introduzir o teletrabalho reduzirá as contas de serviços porque nem todos os funcionários precisarão vir trabalhar todos os dias.
Um exemplo geral do preço médio de mercado das contas de serviços é o seguinte:
- A conta média mensal de serviços públicos para um escritório de cerca de 40 tsubo com cerca de 15~30 funcionários é de cerca de 40.000 ienes.
- A conta média mensal de serviços públicos para um escritório de cerca de 80 tsubo com cerca de 70 funcionários é de cerca de 80.000 ienes.
Diz-se que pode reduzir cerca de 500.000 ienes ~ 1 milhão de ienes por ano.
(3) Redução dos custos de transporte dos funcionários
Ao reduzir o número de dias que você vai trabalhar por meio do teletrabalho, você pode diminuir os custos de transporte dos seus funcionários.
Se você calcular a taxa mensal regular para um funcionário vir trabalhar de Yokohama para o Shin-Okachimachi da nossa empresa, é de 63.100 ienes por 3 meses, então calcula-se que o custo de transporte de um funcionário pode ser reduzido em 252.400 ienes por ano.
Também é possível usar o dinheiro que você tem para financiar o estudo dos seus funcionários ou contratar novos funcionários.
(4) Transição para endereço gratuito e trabalho híbrido para facilitar a criação de novos escritórios
Quando o escritório for reduzido, será mais fácil fazer a transição para o trabalho híbrido, onde não há assento fixo na empresa ou onde você pode trabalhar de qualquer lugar.
Se conseguirmos mudar para um endereço gratuito e trabalhar de um assento diferente todos os dias, poderemos criar novas interações com funcionários com quem ainda não interagimos.
Se você puder migrar para o trabalho híbrido e trabalhar em um lugar onde os funcionários possam trabalhar, a satisfação dos funcionários aumentará.
Desvantagens da Redução de Escritório
Ao considerar reduzir o tamanho de um escritório, naturalmente existem desvantagens.
(1) Custos devido à redução de pessoal do escritório
Quando você reduz o tamanho do seu escritório, tem que pagar por tudo.
Para dar alguns exemplos específicos,
Custo do trabalho de restauração, como papel de parede e piso do escritório que você está alugando atualmente
Tamanho do Escritório\ Pequeno e médio
Preço unitário por tsubo\ 2~50.000 ienes
Tamanho do Escritório\ Em grande escala
Preço unitário por tsubo\ 5~100.000 ienes
(*Este é o mercado de custos para trabalhos gerais de restauração.) ）
- A taxa de impressão e envio para saudações de mudança de escritório é de cerca de 1~20.000 ienes.
- A taxa da agência para reportar ao escritório de impostos, departamento de assuntos jurídicos e centro de saúde pública é de cerca de 10~200.000 ienes.
- Além disso, penalidades devido ao cancelamento do aluguel por cerca de 3~6 meses
E assim por diante.
Também existem vários custos associados à mudança para um novo escritório.
- Aluguel 6 meses ~ 12 meses de aluguel e dinheiro da chave.
- Taxa de corretagem por 1 mês de aluguel da imobiliária.
- A construção interna custou cerca de 200.000 ienes ~ 400.000 ienes.
- Os custos de transporte dos computadores e mesas dos funcionários são cerca de 2~50.000 ienes por funcionário.
- O custo de construção da rede é de cerca de 50.000 ienes.
Outras despesas para a compra de equipamentos para os funcionários também são consideradas.
(2) Preocupações com a diminuição da motivação dos funcionários para trabalhar
A redução de pessoal em escritórios é uma vantagem para as empresas, mas também pode ser uma desvantagem para os funcionários.
Ou seja, a aceleração do fluxo de redução de custos leva à desconfiança na direção da empresa e a uma diminuição da motivação para trabalhar.
É importante mostrar claramente aos funcionários a direção da empresa.
Além disso, criar um ambiente de trabalho confortável, como áreas de café e relaxamento onde os funcionários possam interagir entre si, também ajudará a evitar uma diminuição da motivação para trabalhar.
O que você precisa para ter sucesso no escritório Redução de pessoal
Ao considerar a redução de tamanho do escritório, é necessário um planejamento cuidadoso.
Aqui estão dois pontos-chave.
(1) Esclarecer o propósito e o impacto da redução de pessoal no escritório
A primeira coisa importante é deixar claro o propósito da redução de espaço no escritório.
- É um corte de escritório de longo prazo em preparação para a disseminação do novo coronavírus e possíveis terremotos e desastres no futuro?
- A redução de pessoal do escritório vai aumentar a produtividade dos funcionários?
- A redução no escritório vai dificultar o trabalho?
Estabeleça metas claras e prossiga com a redução de pessoal do escritório.
Nesse momento, é importante criar um ambiente de trabalho confortável enquanto se ouve a opinião dos funcionários.
Se você puder usar não só o teletrabalho, mas também espaços de coworking e escritórios compartilhados, não haverá reclamações de funcionários como "o escritório é a única opção além do teletrabalho".
(2) Planeje para Redução de Escritório
Uma vez que o objetivo da redução de pessoal do escritório fica claro, é necessário elaborar um cronograma detalhado.
Em geral, diz-se que é melhor planejar a redução de pessoal do escritório com pelo menos seis meses de antecedência, então siga com bastante tempo de sobra.
Cerca de um mês antes de se mudar para um novo escritório, você deve providenciar a construção de equipamentos de comunicação, como telefones e redes internas, trabalhos internos no escritório e notificação ao escritório de impostos, ao departamento de assuntos jurídicos e ao centro de saúde pública.
3 Recursos Úteis da Colorkrew Biz
A Colorkrew Biz possui recursos que podem ser úteis na realocação de escritórios.
Decida se é melhor trabalhar no escritório ou teletrabalhar num instante!
Quando trabalho de escritório e teletrabalho são usados juntos, surge o problema de que você não sabe quem está em qual situação.
A função de diagrama de assentos resolve esses problemas.
Os códigos QR podem ser usados para operar deslocamentos no escritório, teletrabalho, sair, férias, etc., e o status dos funcionários pode ser entendido tanto dentro quanto fora da empresa.
Usando a função de painel, você pode visualizar facilmente o status de cada funcionário em uma lista.
A comunicação entre funcionários remotos e presenciais é fácil com o Microsoft Teams!
Quando o teletrabalho e o trabalho de escritório são usados juntos, torna-se difícil se comunicar entre si.
É aí que o Colorkrew se torna útil, graças à integração com o Microsoft Teams.
Você pode selecionar uma pessoa selecionando um plano de assentos ou buscar para restringir a identificação, e pode começar a conversar com essa pessoa imediatamente.
Função de loteria de assentos que permite escolher livremente um assento com endereço gratuito
Quando você apresenta um endereço gratuito, tende a escolher um assento ao qual está acostumado.
Nesses casos, a função de loteria de assentos é conveniente.
"Onde sentar hoje?" será decidido por sorteio pelo aplicativo Colorkrew Biz.
Esse recurso permite que você interaja com uma grande variedade de pessoas, que é o propósito original dos endereços gratuitos.
Conclusão
Apresentamos as vantagens e desvantagens de reduzir o tamanho do escritório de uma empresa, assim como o custo de reduzir o tamanho de um escritório.
Reduzir seu escritório pode diminuir custos da empresa, contas de serviços públicos e contas recorrentes de funcionários.
Por outro lado, também há desvantagens como o custo de trabalho, como os custos de restauração e de mudança, além da diminuição da motivação dos funcionários para trabalhar.
É importante proceder com a redução de pessoal do escritório de forma planejada, incorporando as opiniões dos funcionários.
A Colorkrew Biz oferece recursos que vão te ajudar após reduzir o tamanho do seu escritório.
Se você tem interesse em um representante da empresa, entre em contato conosco!
Responderemos a qualquer consulta.