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안녕하세요!
이쪽은 작가 시모지마입니다.
이 글에서는 회사 사무실 축소의 장단점과 사무실 축소 비용에 대해 소개하겠습니다.
또한 Colorkrew Biz에 유용한 기능들도 소개할 예정입니다.
사무실 감축의 이점
먼저, 사무실 축소의 이점에 대해 소개하고자 합니다.
(1) 사무실 임대료 인하
과거와 달리, 사무실에 출근하는 것이 일반적이었고, 재택근무로 사무실에 올 기회가 줄어들면서 사용하지 않는 추가 공간이 생깁니다.
이전보다 작은 사무실로 옮길 수 있다면, 사무실에 쓰던 임대료를 줄일 수 있습니다.
한 회사에서는 월 임대료가 500만 엔에서 100만 엔으로 올랐습니다.
(2) 공과금 절감
재택근무를 도입하면 모든 직원이 매일 출근하지 않아도 되기 때문에 공과금을 줄일 수 있습니다.
공과금 평균 시장 가격의 일반적인 예는 다음과 같습니다:
- 약 40츠보 사무실에 15~30명의 직원이 있는 평균 월별 공과금은 약 40,000엔입니다.
- 약 80츠보 사무실과 약 70명의 직원의 평균 월별 공과금은 약 8만 엔입니다.
연간 약 50만 엔 ~ 100만 엔을 줄일 수 있다고 합니다.
(3) 직원 교통비 절감
재택근무를 통해 출근 횟수를 줄이면 직원들의 교통비를 줄일 수 있습니다.
요코하마에서 우리 회사 신오카치마치까지 출근하는 직원 한 명의 월정비를 계산하면 3개월에 63,100엔이므로, 한 명의 직원 교통비를 연간 252,400엔 줄일 수 있다고 계산됩니다.
또한 가진 돈을 직원들의 학업 자금 마련이나 신규 직원 채용에 사용할 수도 있습니다.
(4) 무료 주소 및 하이브리드 근무로의 전환을 통해 새로운 사무실 설립을 더 쉽게 할 수 있습니다
사무실이 축소되면 회사 내 고정 자리가 없거나 어느 장소에서든 일할 수 있는 하이브리드 근무로 전환하기가 더 쉬워질 것입니다.
만약 우리가 자유 주소로 옮겨 매일 다른 자리에서 일할 수 있다면, 이전에 경험하지 못했던 직원들과 새로운 상호작용을 만들 수 있을 것입니다.
하이브리드 근무로 전환하고 직원들이 일할 수 있는 곳에서 일할 수 있다면 직원 만족도가 높아질 것입니다.
사무실 축소의 단점
사무실 규모를 줄일 때는 자연스럽게 단점이 있습니다.
(1) 사무실 축소로 인한 비용
사무실을 축소하면 모든 비용을 지불해야 합니다.
구체적인 예를 들자면,
현재 임대 중인 사무실의 벽지 및 바닥재 등 복원 작업 비용
사무실 크기\ 소형 및 중형
츠보당 단가 2~5만 엔
사무실 크기\ 대규모
츠보당 단가 5~100,000엔
(*이는 일반 복원 작업의 비용 시장입니다.) ）
- 사무실 이사 인사를 인쇄하고 배송비는 약 1~2만 엔입니다.
- 세무서, 법무국, 공중보건소에 보고하는 대리인 수수료는 약 10~20만 엔입니다.
- 추가로, 약 3~6개월간 임대료 해지에 따른 벌금이 부과됩니다
등등.
새 사무실로 이전하는 데는 다양한 비용도 따릅니다.
- 6개월 임대료 ~ 12개월 임대료와 열람금.
- 부동산 회사로부터 1개월치 임대료를 내는 중개비.
- 내부 공사 비용은 약 20만 엔 ~ 40만 엔입니다.
- 직원들의 컴퓨터와 책상 운송 비용은 직원당 약 2~5만 엔입니다.
- 네트워크 건설 비용은 약 5만 엔입니다.
직원 장비 구매에 드는 기타 비용도 고려됩니다.
(2) 직원들의 업무 동기 저하에 대한 우려
사무실 축소는 기업에 유리하지만, 직원들에게는 단점이 될 수도 있습니다.
즉, 비용 절감의 흐름이 가속화되면 회사의 방향에 대한 불신과 일하려는 동기 저하가 이어집니다.
직원들에게 회사 방향을 명확히 보여주는 것이 중요합니다.
또한, 직원들이 서로 소통할 수 있는 카페 공간과 휴식 공간을 만드는 등 편안한 근무 환경을 조성하는 것도 업무 동기 저하를 방지하는 데 도움이 됩니다.
사무실 구조조정에서 성공하기 위해 필요한 것들
사무실 축소를 고려할 때는 신중한 계획이 필요합니다.
여기 두 가지 핵심 포인트가 있습니다.
(1) 사무실 축소의 목적과 영향을 명확히 한다
가장 중요한 것은 사무실 축소의 목적을 명확히 하는 것입니다.
- 신종 코로나바이러스 확산과 미래의 지진 및 재난 가능성에 대비하기 위한 장기적인 사무실 축소인가요?
- 사무실 축소가 직원 생산성을 높일 수 있을까요?
- 사무실 감축이 업무를 더 어렵게 만들까요?
명확한 목표를 세우고 사무실 규모를 줄이세요.
그럴 때는 직원들의 의견을 경청하며 편안한 근무 환경을 조성하는 것이 중요합니다.
재택근무뿐만 아니라 코워킹 공간과 공유 사무실도 이용할 수 있다면, 직원들이 "사무실이 재택근무 외에 유일한 선택지다"는 불만을 듣지 않을 것입니다.
(2) 사무실 축소 계획
사무실 축소의 목적이 명확해지면, 자세한 일정을 세울 필요가 있습니다.
일반적으로 사무실 축소 계획을 최소 6개월 전에 계획하는 것이 좋으니, 충분한 여유를 두고 진행하는 것이 좋습니다.
새 사무실로 이사하기 약 한 달 전에는 내부 전화와 네트워크 같은 통신 장비 제작, 사무실 내부 작업, 세무서, 법률국, 공중보건센터에 통보해야 합니다.
3 컬러크루 비즈니스의 유용한 기능
Colorkrew Biz에는 사무실 이사에 유용한 기능들이 있습니다.
사무실에서 일할지 재택근무할지 한눈에 알아내세요!
사무직과 재택근무를 함께 사용할 때, 누가 어떤 상황에 있는지 알 수 없는 문제가 생깁니다.
좌석표 기능은 이러한 문제를 해결합니다.
QR 코드는 출퇴근, 재택근무, 외출, 휴가 등 다양한 용도로 활용될 수 있으며, 회사 내외부의 직원 상태를 파악할 수 있습니다.
대시보드 기능을 사용하면 각 직원의 상태를 목록에서 쉽게 확인할 수 있습니다.
원격 근무와 사무실 직원 간의 소통이 마이크로소프트 팀즈로 매우 편리합니다!
재택근무와 사무직이 함께 사용되면 서로 소통하기 어려워집니다.
이럴 때 Microsoft Teams와의 통합 덕분에 Colorkrew가 유용합니다.
좌석 배치도를 선택하거나 검색해서 사람을 좁혀서 바로 채팅을 시작할 수 있습니다.
좌석 추첨 기능은 무료 주소로 자유롭게 좌석을 선택할 수 있게 해줍니다
빈 주소를 소개할 때는 익숙한 자리를 선택하는 경향이 있습니다.
이런 경우 좌석 추첨 기능이 매우 유용합니다.
"오늘 어디에 앉을까요?"는 Colorkrew Biz 앱의 추첨으로 결정됩니다.
이 기능은 다양한 사람들과 소통할 수 있게 해주며, 이것이 무료 주소의 원래 목적입니다.
결론
우리는 회사 사무실 축소의 장단점과 사무실 축소 비용에 대해 소개했습니다.
사무실을 축소하면 회사 비용, 공과금, 직원 반복 청구서를 줄일 수 있습니다.
반면, 복원 작업과 이사 비용 같은 비용 부담과 직원들의 업무 동기 저하 같은 단점도 있습니다.
직원들의 의견을 반영하면서 계획적으로 사무실 축소를 진행하는 것이 중요합니다.
Colorkrew Biz는 사무실을 축소한 후에도 도움이 될 기능들을 제공합니다.
회사 대표를 찾고 계시다면 저희에게 연락해 주세요!
모든 협의에 응답할 것입니다.