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이번에는 접수 담당자들의 일에 대해 생각해보고 싶습니다.
또한, 리셉션에 대응할 때 발생하는 문제점과 그 해결책에 대해 생각해 봅시다!
접수 담당자로서 무슨 일을 하시나요?
병원과 행사장 내 접수 카운터, 사무실 건물 내 접수 업무 등 다양한 접수 데스크가 있습니다.
여기서는 매일 회사 접수 담당자를 위해 회사를 방문하는 고객들에게 어떻게 대응할지 고민해보고 싶습니다.
"우리 회사에 접수원으로 중국에 있는 사람은 없는데, 만약 실제로 손님이 온다면 어떻게 해야 하지...?"
그렇게 생각하는 사람이 많다고 생각합니다.
이제 고객이 회사를 방문했을 때 받은 반응에 대해 이야기해 보겠습니다.
먼저, 고객이 회사에 와서 접수 전화로 전화를 걸 때가 있습니다.
인사에 의한 리셉션 반응
- 총무 직원이 전화를 받아 당신을 데리러 옵니다.
- 도움을 요청하세요
- 기록지에 정보를 확인하고 확인하세요
- 입학 카드 준비 등.
- 만약 이 사건에 책임자가 있다면, 그 책임자와 중재자 역할을 할 일정표를 확인하세요.
- 책임자를 찾는 대로 처리하겠습니다.
- 기록지를 확인해 부정확한 부분을 확인하세요
대략 올리기만 해도, 이 정도 업무를 접수 서신으로 하는 것 같네요. 일반 업무팀이 이런 일에 대응하는 회사가 많다고 생각합니다.
근무 방식이 급격히 변하고 원격 근무와 사무직을 결합한 하이브리드 근무가 더 많은 관심을 받고 있기 때문에, 이 리셉션 반응은 일반 업무 담당자만 원격 근무를 하지 못하도록 하는 요소로 포함될 것이라고 생각합니다.
하지만 리셉션이 바로 이 회사의 얼굴이야! 중요한 일은 네 손에서 벗어날 수 없어.
접수 서비스에서 어떤 문제가 생기나요? 생각해 봅시다.
접수 서비스에서 발생하는 문제들은 무엇일까요?
리셉션에 대응하는 과정에서 발생하는 문제들은 무엇일까요? 한번 생각해 봅시다.
우선, 우리는 고객을 책임지는 사람이 아무런 헌신이 없는 경우도 있다고 생각합니다.
사무실 어딘가에 있어도 주변을 둘러봐도 찾기 어려울 수 있고, 어디에 있는지 모를 수도 있습니다.
검색하는 데 시간이 걸리고, 고객이 기다리게 하며, 그 시간이 낭비됩니다.
또한, 방문 기록 양식을 작성하라는 요청을 받았지만 작성하지 못하는 경우가 있어 보안 문제가 될 수 있습니다.
그렇다면 이 문제들을 어떻게 해결할 수 있을까요?
접수 서신은 시스템 관리로 자동화할 수 있습니다!
리셉션 응답 시간을 단축하고 회사에 방문하는 고객의 정보 데이터를 관리하는 문제는 비즈니스 컨시어지 도구인 "Colorkrew Biz"의 리셉션 기능으로 해결할 수 있습니다!
수신 기능이 무엇인가요?
이 기능을 통해 고객은 미리 사무실에 방문한 고객에게 QR 코드가 포함된 초대 이메일을 보내고, 행사 당일 사무실 앞 태블릿에 QR 코드를 들고 있을 때 담당자에게 전화할 수 있습니다.
이것만으로도 리셉션이 완성되어, 방문 시 담당자를 찾거나 전화로 약속을 할 필요가 없습니다.
일반 접수원, 배달 회사, 언론의 경우, 해당 항목은 별도로 설정하고 태블릿의 버튼을 눌러 담당자에게 전화를 걸면 됩니다.
또한, 직접 QR 코드를 읽으면 방문 기록이 데이터로 남아, 고객이 기록지를 작성하는 것을 방지하고 기록하는 것을 잊는 일도 방지할 수 있습니다.
담당자를 찾고 싶을 때는 좌석 관리 기능을 사용하세요!
예약 없이 오는 고객이 있다면, "Colorkrew Biz"의 좌석 관리 기능을 통해 담당자를 쉽게 찾을 수 있습니다.
좌석 배치도 상단의 검색 창에서 해당 사람을 검색해 누르면, 빨간색으로 표시되어 해당 사람이 어디서 근무하는지 알 수 있습니다. 개인 부스나 회의실에 있다면, 현재 위치와 좌석 표시가 빨간색으로 표시됩니다.
사무실을 무작위로 검색하는 대신, 좌석 관리 기능을 검색해 실시간으로 위치를 파악하고 연락할 수 있어 오래 기다릴 필요가 없습니다.
접수원의 이름 없는 일을 줄이자!
방문객의 접견 편지는 많지 않고, 시간이 걸리지 않는다고 생각되지만, 세부 사항을 처리해야 할 사항이 많습니다. 정보가 남아 있지 않으면 보안 문제일 수 있습니다.
단순히 접수 서비스로 생각하지 말고, 접수 서비스에서 발생하는 이름 없는 업무를 자동화하고 무인 처리로 줄이자.
또한, 날씨가 맑고 무인 상태일 때, 접수 담당을 맡았다면 일주일에 여러 번 숙제를 포함시키고 하이브리드 근무를 해보는 건 어떨까요?
Colorkrew Biz에는 대여 물품을 관리할 수 있는 '장비 관리'와 우편물을 원활하게 배달할 수 있는 '사물함 기능'도 있습니다.
저희는 다양한 이름 없는 일자리를 줄이는 데 도움을 드릴 수 있으니, 언제든지 연락해 주세요.