日本語에서 번역 • 원문 보기 안녕하세요. 저는 Colorkrew에서 정보 시스템을 담당하는 나베입니다.
평소에 자주 사용하는 "Microsoft Outlook"이나 사실상 "Microsoft Power Automate"와 결합하면 편리함이 증가할 수 있다는 사실을 알고 계셨나요?
이번에는 그런 Outlook 이야기 하나를 소개하고자 합니다.
이 콘텐츠는 Microsoft PowerAutomate를 사용해본 분들을 위한 것입니다
일반 MTG 자동 초대
귀사에도 정기적으로 도입되는 MTG, 이른바 '정규 MTG'가 있다고 생각합니다.
Outlook에서 사용자를 그룹에 추가하면 그룹에 설정된 반복 일정이 반영되지 않습니다.
그럴 때 새로 직원을 직접 초청하는 게 번거롭지 않나요?
마이크로소프트 파워오토메이트를 사용하면 이 문제를 쉽게 해결할 수 있습니다.
자동 초대장의 거친 흐름
- 신규 직원의 Microsoft 계정을 특정 그룹에 추가하세요
- Microsoft PowerAutomate 플로우를 실행하기 위한 트리거 그룹 추가(Trigger group addition)
- 일반 MTG가 신입 직원의 Outlook 캘린더에 자동으로 추가됩니다
준비할 것들
PowerAutomate가 사용할 수 있는 계정
이 작업을 수행하기 위해 필요한 것은 "PowerAutomate 지원 계정"에 "Microsoft Entra ID 관리 권한"과 "신규 직원을 위한 Outlook 데이터 수정 권한"을 부여받는 것입니다.
이 기능이 없으면 PowerAutomate로 플로우를 구축할 수 없기 때문에 이 작업을 할 수 없습니다.
일반 MTG가 반영되는 계정들
PowerAutomate에서 플로우를 실행할 때는 Outlook 캘린더를 받아야 합니다.
Outlook 캘린더를 불러오려면 "Outlook 사용 가능한 Microsoft 계정"이 필요합니다.
또한, 계정이 특정 그룹에 속하는지 확인하세요(아래 PowerAutomate 설정 "트리거" 섹션 참조).
또한, 정기적인 유지보수를 고려할 때, Outlook 캘린더 소스 계정은 인텔리전스 시스템에서 관리할 수 있는 계정이어야 합니다.
PowerAutomate 설정
이제 우리가 실제로 어떤 구성으로 PowerAutomate를 구축하는지 살펴보겠습니다.
도면에서는 이렇게 보입니다.
이 구성을 앞서 "준비할 것들"에서 소개한 "PowerAutomate가 사용할 수 있는 계정"으로 기본적으로 만들어 주세요.
- 트리거 (특정 그룹에 신규 직원 추가)
PowerAutomate를 활성화할 트리거를 만드세요. 솔직히 말해서, 포인트만 기억하고 있다면 어떤 트리거든 괜찮습니다.
새로운 직원이 특정 그룹에 Microsoft 계정을 추가하도록 트리거하고 있습니다.
여기서 중요한 점은 "신규 직원의 이메일 주소 값을 얻을 수 있는지 확인하는 것"입니다.
플로우 내 후속 작업에서 신규 직원의 이메일 주소 값을 얻으려면, 트리거 작업 중에 신규 직원을 식별할 수 있도록 설정하는 것이 권장됩니다! - 신규 직원 이메일 주소 확보
이전 작업에서 언급했듯이, 신입 직원의 이메일 주소를 여기서 받을 예정입니다.
3. 신규 직원 캘린더 속성 확보
이게 가장 큰 문제야.
이 작업을 수행할 때는 'Outlook Calendar ID'라는 것을 반드시 확보해야 합니다.
Microsoft Graph를 사용해야 하므로 Get 메서드로 만들어야 합니다.
사용할 액션은 Microsoft Entra ID가 포함된 HTTP 아래에서 웹 리소스를 얻는 것입니다.
방법: 받기
URL:'https://graph.microsoft.com/v1.0/users/@{outputs('신규 참가자의 이메일 주소'?)?[' body/mail']}/calendar'
제발 해줘.
4. 신규 직원 캘린더 속성 분류
이전 작업에서 작업한 Outlook 캘린더 속성의 값은 한 열에서 가져옵니다.
원하는 것은 Outlook 캘린더 ID이니, 따로 분리하세요.
5. 마스터 이벤트 회수
미리 준비해둔 "일반 MTG 반영 계정"을 연결해 마스터 이벤트를 받으세요.
6. 신입 직원의 Outlook 캘린더에 이벤트를 반영하기
마지막으로, 신입 직원을 위한 Outlook 이벤트 반영 액션을 구축하세요.
Action을 위해 "Office 365 Outlook"에서 "이벤트 생성"을 선택하세요.
여기서 설정해야 할 내용은 다음과 같습니다. 그 외에는 선택적으로 설정해 주세요.
- 캘린더 ID: '@{body('신규 참가자를 위한 세그먼트 캘린더 속성')?[' id']}'
- 필수 참석자: '@{outputs('신규 참가자의 이메일 주소 확인')?[' 본문/메일']}'
## 드디어
어떻게 생각했나요?
이번에는 마이크로소프트 아웃룩에 관한 작은 이야기를 소개했지만, 앞으로도 정보 시스템과 관련된 다른 자료들을 더 많이 보낼 계획입니다.
기대해 주세요!
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