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Olá!
Este é o Shimojima, um escritor.
Desta vez, gostaria de abordar o tema do trabalho remoto em assuntos gerais.
Também vamos introduzir três recursos do Colorkrew Biz que suportam o trabalho remoto.
Apenas 1,6% dos gerentes de assuntos gerais trabalhavam remotamente?
Há um questionário que investigou quanto a equipe de assuntos gerais conseguiu trabalhar remotamente.
A porcentagem de funcionários de assuntos gerais que realizaram trabalho remoto durante a declaração do estado de emergência há três anos foi de apenas 1,6% entre cerca de 300 pessoas.
Existem quatro razões pelas quais o departamento de assuntos gerais não pôde trabalhar remotamente.
- Cerca de 80% dos problemas físicos com a correspondência
- Cerca de 60% dos problemas de lacre contratual
- Cerca de 50% dos problemas para responder ao telefone principal
- Cerca de 50% dos problemas de melhoria do ambiente de escritório
Descobriu-se que esses quatro problemas eram fatores que dificultavam o trabalho remoto do pessoal de assuntos gerais.
Não podem resolver cada um dos fatores que dificultam o trabalho remoto em assuntos gerais?
Analisamos quatro fatores que impedem que as empresas gerais trabalhem remotamente.
Você quer resolver esses problemas e, de alguma forma, alcançar o tão esperado trabalho remoto, mas como realmente pode resolver o problema?
Soluções para Problemas Físicos com Correspondência
Um dos problemas físicos relacionados à correspondência é a abertura e envio de correspondências.
Primeiramente, o problema de abrir correspondências.
A correspondência só vai se acumular se alguém não for ao escritório verificar.
Embora checar correspondência seja principalmente função dos assuntos gerais, sinto que é um pouco diferente ir ao escritório só por isso.
"Quero fazer meu trabalho remotamente, sem ir ao escritório o máximo possível..."
Parece que existe um serviço que resolve o problema.
É para converter correspondências em uma nuvem e verificar o conteúdo das cartas para a empresa.
Isso é útil porque eles não só verificam o conteúdo, mas também enviam correspondências regularmente para o endereço especificado.
Em seguida, vem o problema da entrega de correspondências.
Também é difícil ir ao escritório apenas para enviar correspondências e enviar uma grande quantidade de faturas para vários parceiros de negócios.
"Mas não posso negligenciar minha conta importante..."
Esse tipo de problema de envio de correspondência provavelmente será resolvido se o envio digital for possível.
Soluções para o Problema do Selo de Contrato
Um dos problemas com o selo de contratos é a cultura hanko que se enraizou no Japão.
A solução é trocar contratos em papel para contratos eletrônicos.
Embora os obstáculos para a introdução sejam altos, como obter aprovação de parceiros comerciais para contratos eletrônicos, se a digitalização for realizada, não apenas contratos, mas também ordens de compra, cotações e faturas podem ser desselados, o que melhorará a eficiência do negócio a longo prazo.
Com a digitalização, os assuntos gerais não precisam se esforçar para ir ao escritório buscar um selo.
Soluções para o Problema da Resposta Telefónica Representativa
Em muitas empresas, é a pessoa de assuntos gerais quem atende o telefone principal.
Portanto, mesmo que todos os funcionários trabalhem remotamente, surge o problema de que a pessoa de assuntos gerais deve ir ao escritório para responder consultas telefônicas.
Mesmo que você possa trabalhar remotamente, nem todos vão contatar a pessoa responsável pelo celular.
"Nesse caso, o gerente geral vai ter que vir ao escritório para resolver isso..."
Existe um serviço que resolve esse problema.
Este é um serviço de agência de recepção telefônica que aceita chamadas em vez de assuntos gerais e notifica suas necessidades por meio de ferramentas como e-mail, LINE e chatwork.
Soluções para Melhoria do Ambiente de Escritório
O trabalho de manutenção do ambiente de escritório em assuntos gerais inclui a mudança do layout da empresa, o gerenciamento de equipamentos de ar-condicionado e iluminação, e a gestão de prevenção de desastres, mas também é importante gerenciar o estoque de equipamentos e consumíveis usados pelos funcionários.
Gerenciamento de Jogos
Quando você está no escritório, é fácil gerenciar porque dá para ver quem pegou o equipamento, mas fica mais difícil quando todos os funcionários trabalham remotamente.
Por exemplo, um representante de vendas que veio trabalhar remotamente retirou equipamentos como laptops e tablets da empresa e os deixou sem devolver.
Há uma consulta de uma pessoa responsável por outro departamento, e é bastante complicado ir ao escritório para checar os registros de retirada.
Consumíveis
Embora a maioria dos funcionários trabalhe remotamente, suprimentos como papelaria e cadernos podem não ser tão reduzidos.
No entanto, quando todos os funcionários vêm trabalhar, presume-se que não há estoque.
Como gerente de assuntos gerais, gostaria de gerenciar estoque enquanto trabalho remotamente, mas não quero ter que ir ao escritório só por isso.
Seria muito útil se esses equipamentos e consumíveis pudessem ser gerenciados como dados.
Apoie o trabalho remoto para assuntos gerais com 3 recursos da Colorkrew Biz!
A entrega de correspondência e o gerenciamento de inventário de equipamentos e consumíveis que vimos até agora podem ser feitos com as funções da Colorkrew Biz.
Vamos apresentar suas características em detalhes.
Capacidades de Despacho Digital de Correspondência
Esta é uma função de entrega digital de correspondência vinculada à carta web dos Correios Japoneses.
O método é enviar os dados e endereço do e-mail como um e-mail.
Os Correios do Japão cuidam de tudo, desde envelopes de embalagem até envio e entrega, então você pode enviar correspondência de forma fácil e conveniente sem precisar escrever ou colar um endereço.
Com esse recurso, o pessoal de assuntos gerais pode enviar correspondências de documentos mesmo trabalhando remotamente.
Capacidades de Gerenciamento de Jogos
Essa é uma função que permite gerenciar o aluguel de equipamentos.
O procedimento é o seguinte.
Primeiro, prepare um código QR para o equipamento que deseja gerenciar.
Em seguida, cole o código QR no equipamento e está pronto.
Os funcionários simplesmente escaneiam o código QR fixado ao equipamento com seus smartphones e apertam os botões "emprestar" e "devolver".
Você também pode facilmente verificar os equipamentos que estão sendo alugados.
Com essa função, o gerente geral não precisa ir ao escritório para verificar: "Para onde foi parar esse equipamento?"
### Gerenciamento de Reabastecimento de Consumíveis
Essa função permite gerenciar o inventário de consumíveis como papelaria e cadernos.
Com esse recurso, você não precisa ficar procurando consumíveis prestes a acabar.
Além disso, quando o número do inventário cai abaixo de um determinado número, a pessoa responsável será notificada quando você definir as configurações de notificação.
## Conclusão
Neste artigo, apresentamos o tema do trabalho remoto em assuntos gerais e as três funções da Colorkrew Biz que apoiam o trabalho remoto.
Fatores que dificultavam o trabalho remoto em assuntos gerais incluíam problemas com carimbagem de correspondências e contratos, correspondência telefônica e melhoria do ambiente do escritório.
Essas questões podem ser encontradas em
- Despacho digital de correspondência
- Contratos eletrônicos
- Serviço de recepção telefônica
- Gerenciamento digital de equipamentos e suprimentos
Vamos resolver isso fazendo isso.
Se você puder trabalhar remotamente, não apenas em assuntos gerais, estará livre de problemas físicos como "Não posso ir à empresa porque moro longe" e todos poderão trabalhar livremente.
Dependendo de como você fizer, pode alcançar um modo de trabalhar que nunca foi feito antes.
Na verdade, há exemplos de pessoas vivendo no exterior e trabalhando remotamente para tratar de assuntos gerais.
A Colorkrew Biz tem recursos que suportam o trabalho remoto, então esperamos que você considere isso!
Também temos funções para resolver outros problemas, então, se você é responsável pelos assuntos gerais de uma empresa que lhe interessa, entre em contato conosco!