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안녕하세요!
이쪽은 작가 시모지마입니다.
이번에는 일반 업무 분야의 원격 근무에 대해 이야기하고자 합니다.
또한 원격 근무를 지원하는 Colorkrew Biz의 세 가지 기능을 소개할 예정입니다.
총괄 업무 관리자 중 원격 근무를 한 사람은 단 1.6%에 불과하다고?
총무 직원들이 얼마나 원격으로 근무할 수 있었는지를 조사한 설문지가 있습니다.
3년 전 비상사태 선포 기간 동안 원격 근무를 자취한 총무 인력의 비율은 약 300명 중 단 1.6%에 불과했습니다.
총무부서가 원격으로 근무할 수 없는 네 가지 이유가 있습니다.
- 우편 관련 물리적 문제의 약 80%
- 계약 봉인 문제의 약 60%
- 주요 전화 응답 문제의 약 50%
- 사무실 환경 개선 문제의 약 50%
이 네 가지 문제가 일반 업무 인력의 원격 근무를 방해하는 요인임이 밝혀졌습니다.
일반 업무에서 원격 근무를 방해하는 모든 요인을 모두 해결할 수 없을까요?
우리는 일반 업무가 원격 근무를 방해하는 네 가지 요인을 살펴보았습니다.
이 문제들을 해결하고 오랫동안 기다려온 원격 근무를 어떻게든 달성하고 싶지만, 실제로 어떻게 문제를 해결할 수 있을까요?
메일로 인한 물리적 문제에 대한 해결책
우편과 관련된 물리적 문제 중 하나는 우편물을 열고 발송하는 과정입니다.
우선, 우편물을 여는 문제입니다.
우편물이 쌓이는 것은 누군가가 직접 확인하지 않을 때뿐입니다.
우편물 확인은 주로 일반 업무 업무이지만, 그걸 위해 사무실에 가는 것은 다소 다르게 느껴집니다.
"사무실에 자주 가지 않고 원격으로 일을 하고 싶어요..."
문제를 해결해주는 서비스가 있는 것 같습니다.
우편물을 클라우드로 변환하고 회사로 보내는 편지의 내용을 확인하는 것입니다.
이 방법은 내용물을 확인하는 것뿐만 아니라 지정된 주소로 정기적으로 우편물을 보내주기 때문에 유용합니다.
다음은 우편 배달 문제입니다.
또한 여러 사업 파트너에게 우편물을 보내고 많은 송장을 보내기 위해 사무실에 가는 것도 어렵습니다.
"하지만 중요한 청구서를 소홀히 할 수는 없어..."
이런 종류의 우편 배송 문제는 디지털 배송이 가능하면 해결될 가능성이 큽니다.
계약 인장 문제에 대한 해결책
계약 인장의 문제 중 하나는 일본에 뿌리내린 한코 문화입니다.
해결책은 종이 계약서에서 전자 계약서로 전환하는 것입니다.
전자 계약서에 대한 비즈니스 파트너의 승인 등 도입 장벽이 높지만, 디지털화가 실현되면 계약서뿐만 아니라 구매 주문서, 견적서, 송장도 도장을 제거할 수 있어 장기적으로 비즈니스 효율성을 높일 수 있습니다.
디지털화 덕분에 일반 업무팀은 우표를 받으러 사무실에 직접 올 필요가 없습니다.
대표 전화 응답 문제에 대한 해결책
많은 회사에서는 일반 업무 담당자가 메인 전화를 받는다.
따라서 모든 직원이 원격으로 근무하더라도, 전화 문의에 대응하기 위해 일반 업무 담당자가 사무실에 와야 하는 문제가 발생합니다.
원격 근무가 가능하더라도, 모든 사람이 휴대폰으로 담당자에게 연락하는 것은 아닙니다.
"그렇다면, 총지배인이 사무실에 와서 처리해야 하나요..."
이 문제를 해결해주는 서비스가 있습니다.
이 서비스는 일반 업무 대신 전화를 받아주고, 이메일, LINE, 채팅 작업 등 다양한 도구에 귀하의 요구사항을 알려주는 전화 수신 대행사입니다.
사무실 환경 개선 문제 해결책
일반 업무 사무실 환경 유지보수 업무에는 회사 배치 변경, 에어컨 및 조명 장비 관리, 재난 예방 관리가 포함되지만, 직원들이 사용하는 장비와 소모품의 재고 관리도 중요합니다.
경기 관리
사무실에 있을 때는 누가 장비를 제거했는지 볼 수 있어 관리가 쉽지만, 모든 직원이 원격으로 일하면 더 어려워집니다.
예를 들어, 원격으로 출근한 영업사원이 노트북과 태블릿 같은 장비를 회사에 가져갔다가 반환하지 않은 경우도 있습니다.
다른 부서 책임자가 문의를 해왔고, 제거 기록을 확인하러 사무실에 가는 것이 꽤 번거롭습니다.
소모품
대부분의 직원이 원격 근무를 하고 있지만, 문구류나 노트북 같은 물품은 크게 줄지 않을 수 있습니다.
하지만 모든 직원이 출근하면 재고가 없다고 간주됩니다.
일반 업무 관리자로서 재택근무를 하면서 재고를 관리하고 싶지만, 그걸 위해서만 사무실에 출근하고 싶지는 않습니다.
이 장비와 소모품을 데이터로 관리할 수 있다면 매우 도움이 될 것입니다.
Colorkrew Biz의 3가지 기능과 함께 일반 업무를 위한 원격 근무를 지원하세요!
지금까지 본 장비 및 소모품의 우편 배달 및 재고 관리는 Colorkrew Biz의 기능으로 수행할 수 있습니다.
그 특징들을 자세히 소개할 것입니다.
디지털 메일 발송 기능
이 기능은 일본 우체국의 웹레터와 연동된 디지털 우편 배달 기능입니다.
방법은 이메일처럼 우편 정보와 주소를 보내는 것입니다.
일본 우체국은 포장 봉투부터 배송과 배송까지 모든 것을 처리해 주므로, 주소를 적거나 붙이지 않고도 편리하고 편리하게 우편물을 보낼 수 있습니다.
이 기능을 통해 일반 업무 담당자는 원격 근무 중에도 문서 우편을 보낼 수 있습니다.
경기 시설 관리 기능
이 기능은 장비 대여를 관리할 수 있게 해줍니다.
절차는 다음과 같습니다.
먼저, 관리하려는 장비에 대한 QR 코드를 준비하세요.
다음으로 QR 코드를 장비에 붙이면 준비 완료입니다.
직원들은 스마트폰으로 장비에 부착된 QR 코드를 스캔한 후 '빌려'와 '반납' 버튼을 누르기만 하면 됩니다.
또한 대여 중인 장비도 쉽게 확인할 수 있습니다.
이 기능을 통해 총지배인은 사무실에 가서 "그 장비가 어디로 갔나요?"를 확인할 필요가 없습니다.
### 소모품 보급 관리
이 기능은 문구류나 노트북 같은 소모품 재고를 관리할 수 있게 해줍니다.
이 기능 덕분에 곧 소모품이 떨어질 것을 찾으러 다닐 필요가 없습니다.
또한, 재고 수가 일정 수치 이하로 떨어지면, 알림 설정을 설정하면 담당자에게 알림이 전달됩니다.
## 결론
이 글에서는 일반 업무에서의 원격 근무와 Colorkrew Biz의 원격 근무를 지원하는 세 가지 기능에 대해 소개했습니다.
일반 업무에서 원격 근무를 방해한 요인으로는 우편 및 계약서 도장 문제, 전화 교환, 사무실 환경 개선 등이 있었습니다.
이러한 문제들은 다음과 같이 발견할 수 있습니다
- 우편물 디지털 발송
- 전자 계약
- 전화 수신 서비스
- 장비 및 보급품의 디지털 관리
직접 해보면서 해결해 봅시다.
일반 업무뿐만 아니라 원격 근무가 가능하다면 "멀리 살아서 회사에 못 가겠다" 같은 신체적 문제에서 벗어나 모두가 자유롭게 일할 수 있습니다.
어떻게 하느냐에 따라 이전에 시도된 적 없는 작업 방식을 이룰 수도 있습니다.
사실, 해외에 거주하면서 일반 업무를 위해 원격 근무를 하는 사람들도 있습니다.
Colorkrew Biz에는 원격 근무를 지원하는 기능이 있으니, 꼭 고려해 보시길 바랍니다!
또한 다른 문제를 해결하는 기능도 갖추고 있으니, 관심 있는 회사에서 일반 업무를 담당하고 계시다면 언제든지 연락해 주세요!