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Olá!
Este é o Shimojima, um escritor.
Neste artigo, apresentaremos a descrição do cargo, as habilidades exigidas e as sete funções da Colorkrew Biz que reduzem o peso dos assuntos gerais para aqueles que estão responsáveis pelos assuntos gerais.
Apresentando as 8 principais tarefas dos assuntos gerais!
Mesmo que você tenha uma imagem vaga, não conhece o conteúdo específico do trabalho de assuntos gerais.
Acho que há aspectos que variam dependendo da empresa, mas o conteúdo geral do cargo é o seguinte.
Negócios de Benefícios
Este é um trabalho relacionado ao bem-estar dos funcionários.
Especificamente,
- Benefícios estipulados por seis tipos de leis, incluindo benefícios estatutários (emprego, compensação trabalhista, saúde, pensão dos empregados, cuidados de enfermagem e contribuições para crianças e cuidados infantis)
- Benefícios não estatutários incorporados pela empresa (subsídio de deslocamento, subsídio para despesas com cães humanos, redução do horário de trabalho, desenvolvimento pessoal, auxílio para teletrabalho, etc.)
Gerencie esses benefícios.
Gerenciamento de Tempo e Frequência
Este é um trabalho necessário para gerenciar adequadamente o status de trabalho dos funcionários.
Além de gerenciar os horários de entrada e saída dos funcionários que batem o ponto com cartões de ponto e cartões de IC, monitoraremos o status de licença remunerada, atrasos e ausências, e horas extras.
Gestão e Pedido de Equipamentos e Acessórios
Gerenciamos papelaria, como cadernos e canetas usadas pelos funcionários, além de equipamentos OA como PCs, tablets, impressoras e trituradoras.
Sempre verifique a disponibilidade de equipamentos e faça um pedido o mais rápido possível caso esteja prestes a acabar.
Equipamentos OA são sempre verificados quanto a falhas e, se ocorrer uma falha, um empreiteiro é solicitado a repará-la.
Também fazemos pedidos regulares de manutenção antes que eles quebrem.
Criação e Gestão de Documentos
Preparamos recibos e ordens de compra para consumíveis, equipamentos e equipamentos de OA, regulamentos internos e materiais para assembleias gerais de acionistas.
Também é meu trabalho classificar e arquivar esses documentos de forma fácil de entender, para que possam ser lidos imediatamente.
Também é necessário criar maneiras de converter coisas que possam ser convertidas em dados e compactá-las para que as prateleiras não se encham.
Gestão de escritório
Limpamos regularmente o escritório, ajustamos a iluminação e o ar-condicionado, e gerenciamos equipamentos de prevenção de desastres.
Também é importante cooperar regularmente com a empresa de administração do prédio antes que qualquer problema ocorra.
Se houver um simulado de prevenção de desastres, paralisação de elevadores ou plano de queda de energia no escritório, também é função do departamento de assuntos gerais notificar a empresa como um todo.
Além disso, os departamentos gerais podem ser responsáveis por melhorias no local de trabalho, redução de pessoal e gestão gratuita dos escritórios, além da formulação de planos de realocação de escritórios.
Envio e Separação de Correspondências
Também é função dos assuntos gerais enviar correspondências da empresa e separar e entregar correspondências diariamente para cada departamento.
Recepção e Atendimento aos Visitantes
Também é função do departamento de assuntos gerais responder aos clientes visitantes.
Ouvimos suas necessidades e as encaminhamos para a pessoa apropriada.
Em alguns casos, você pode até direcionar os clientes para a sala de reuniões.
Dependendo da empresa, o ponto de contato é o número de telefone ou endereço do Departamento de Assuntos Gerais, então talvez você precise responder.
Nesse momento, você precisa tomar cuidado para não estragar o humor da outra pessoa.
Reservando uma Sala de Reuniões
O gerente geral também pode fazer reservas para salas de conferências internas e externas.
É necessário confirmar com a pessoa responsável com antecedência qual departamento a reunião será realizada e quando, e agenda-la para que não se sobreponha a outras reservas da reunião.
Além disso, dependendo da empresa,
- Planejamento e gestão de assembleias gerais de acionistas, conselho de administração e eventos internos
- Arranjos de viagem/viagem de negócios
- Gestão da frota
- Help desks internos e externos
- Introdução ao serviço de TI
Parece que também existem profissionais de assuntos gerais que fazem esse tipo de trabalho.
Quais são as 4 habilidades necessárias para se tornar gerente geral dentro da empresa?
Que tipo de habilidades você precisa para se tornar gerente geral exigidas dentro da empresa?
Aqui estão quatro coisas que você precisa:
Habilidades de Comunicação
Você estará envolvido com vários departamentos da empresa, por isso é importante desenvolver habilidades de comunicação.
Leia como a outra pessoa está se sentindo enquanto trabalha nas conversas diárias e pense nas coisas a partir da perspectiva dos outros.
Força de Ajuste
Coordenação também é necessária.
Ao otimizar sistemas internos ou solicitar melhorias no trabalho de cada departamento, desenvolva a capacidade de comunicar e coordenar para convencer a outra parte a não ofendê-la enquanto apresenta seus próprios argumentos.
Adaptabilidade
Você também precisa ser capaz de responder de forma flexível.
Quando algo der errado na empresa, não pare, mas avance primeiro e pense no melhor caminho a seguir.
Por exemplo, reservas de salas de reunião.
É fácil fazer uma reunião de emergência por causa de uma visita não agendada, mas a sala de reuniões está cheia de outras reuniões!
Se você fizer os clientes esperarem mais do que o esperado, não causará uma boa impressão.
Nesse caso, você precisa poder responder usando uma sala que não seja usada como sala de conferências.
Consciência
Você também vai precisar da habilidade de perceber coisas triviais.
Anote tudo o que notar enquanto trabalha em assuntos gerais todos os dias.
Essa conscientização pode levar a reduções de custos, como melhorar a eficiência das operações em toda a empresa e digitalizar documentos.
Além disso, é importante entender que tipo de trabalho será realizado a cada mês e estabelecer um cronograma.
7 Recursos para Reduzir o Peso dos Assuntos Gerais com a Colorkrew Biz!
Como o trabalho dos assuntos gerais é diverso, você quer reduzir o trabalho sem nome e trabalhar de forma eficiente.
A Colorkrew Biz oferece recursos que reduzem o peso dos assuntos gerais.
Depois que você se acostumar com o trabalho dos assuntos gerais, por que não fazer uma proposta para seu chefe?
Função de ligação de entrada de ponto
Essa é uma função que facilita o registro de presença na presença.
Você pode bater o ponto em conjunto com seu serviço de registro atual.
Você pode facilmente bater o ponto baixando o aplicativo Colorkrew Biz e escaneando o código QR.
Elimine o incômodo de funcionários fazerem login no serviço de registro todos os dias.
A equipe de assuntos gerais não precisará mais acessar o registro de ponto e gerenciar a frequência.
Capacidades de Gerenciamento de Jogos
Simplifique a gestão interna dos seus equipamentos.
A única forma de fazer isso é colar um código QR no equipamento registrado e gerenciar tudo de uma vez.
Isso vai te livrar do trabalho trabalhoso de criar uma lista de tabelas de gerenciamento de equipamentos na empresa, uma a uma, no Excel.
A Folha de Gerenciamento de Equipamentos pode ser impressa em um estado otimizado para impressão.
Função de Correspondência
Também simplifica o trabalho relacionado à correspondência.
Envio de Correspondência Digital
Esta é uma carta web em colaboração com a Japan Post Co., Ltd., que torna possível enviar correspondências tão facilmente quanto um e-mail.
Isso te libera do trabalho pesado de colocar uma grande quantidade de correspondência em um envelope e enviá-la.
A agenda permite registrar múltiplos destinatários e remetentes, o que também é útil quando você quer enviar correspondência toda ao mesmo tempo. (*A taxa de frete é a mesma da carta web.) ）
Você pode facilmente criar um modelo para uma carta de transmissão na tela da web, para se livrar do incômodo de criar uma carta de transmissão do zero usando softwares como o Word.
Alocação e Liquidação de Despesas
Também reduz o ônus do reembolso do custo do correio.
Para isso, tudo o que você precisa fazer é enviar o e-mail e então designar a solicitação de despesa para o departamento alvo.
Você pode gerenciar facilmente o custo da correspondência para cada departamento.
Funções de Reserva e Operação de Espaço
Esse recurso permite gerenciar centralmente salas de reunião e espaços abertos com um plano de assentos.
Como você pode facilmente entender o status da reserva da sala de reuniões, isso te libera do trabalho anônimo de assuntos gerais, como coordenar a sala de reuniões e se esforçar para ouvir a agenda da pessoa responsável por cada departamento.
Você também pode registrar sua reserva imediatamente até um ano e meio depois.
(*Pode ser vinculado ao Office365.) ）
Sinalização Digital para Espaços
Esse recurso permite visualizar instantaneamente o status de uso das salas de reunião e salas de reunião.
Fácil de solicitar! Você pode fazer isso simplesmente escaneando o código QR.
Para responder aos clientes que visitam de repente, não há necessidade de checar a agenda às pressas e encontrar uma sala vazia.
Função de Reserva de Instalações
Tornou-se possível fazer a disponibilidade de salas de reunião e reservas de equipamentos ao mesmo tempo em que ajustam os horários dos funcionários.
Reduz o trabalho trabalhoso dos assuntos gerais, como verificar e coordenar separadamente as informações de disponibilidade de pessoas e salas de conferência.
Integração Azure AD (opcional)
Também existe uma função que pode ser integrada ao Azure AD para gerenciar endereços de e-mail, nomes, informações de departamentos, etc.
É possível reduzir o trabalho pesado dos assuntos gerais relacionados ao registro e alterações da conta.
(*Os custos iniciais serão cobrados separadamente.) ）
Conclusão
Neste artigo, apresentamos a descrição do cargo de assuntos gerais, as habilidades exigidas e as sete funções da Colorkrew Biz que reduzem o peso dos assuntos gerais.
Assuntos gerais são frequentemente vistos como uma posição semelhante a um faz-tudo interno e não geram lucros.
No entanto, o papel original dos assuntos gerais é olhar para toda a empresa, conectar todos os funcionários, incluindo a gestão, e conduzir a empresa em uma direção melhor.
A Colorkrew Biz oferece funções que ajudam a reduzir ao máximo o peso dos assuntos gerais e criam um ambiente onde você pode se concentrar no seu trabalho original de assuntos gerais.
A Colorkrew Biz também possui outras funções para resolver os problemas do pessoal de assuntos gerais, então sinta-se à vontade para nos contatar!
Estamos aqui para ajudar você em qualquer consulta.
Vamos buscar uma política geral voluntária e agressiva, não apenas fazer o que mandam.