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안녕하세요!
이쪽은 작가 시모지마입니다.
이 글에서는 직무 설명, 필요한 기술, 그리고 일반 업무 담당 직원들의 부담을 줄여주는 Colorkrew Biz의 7가지 기능을 소개하겠습니다.
총무 8가지 주요 업무를 소개합니다!
모호한 이미지가 있어도 일반 업무 업무의 구체적인 내용을 알 수 없습니다.
회사마다 다를 수 있는 부분이 있다고 생각하지만, 일반적인 직무 내용은 다음과 같습니다.
복지 비즈니스
이 직무는 직원 복지와 관련된 일입니다.
구체적으로,
- 법정 급여(고용, 산재보상, 건강, 근로자 연금, 간호, 아동 및 육아 기여금)를 포함한 6가지 법률에 의해 규정된 복리후생
- 회사가 법정 외에 제공하는 혜택(통근 수당, 인간 개 경비 보조금, 근무 시간 단축, 자기계발, 재택근무 수당 등)
이 혜택들을 관리하세요.
출근 및 출근 관리
이 업무는 직원들의 근무 상태를 적절히 관리하기 위해 필요한 일입니다.
출퇴근 및 출퇴근 시간까지 관리하는 것 외에도, 유급 휴가, 지각 및 결근, 초과 근무 현황도 추적할 예정입니다.
설비 및 장비의 관리 및 주문
직원들이 사용하는 노트북과 펜 같은 문구류뿐만 아니라 PC, 태블릿, 프린터, 파쇄기 같은 OA 장비도 관리합니다.
항상 장비 재고를 확인하고 재고가 다 떨어질 경우 가능한 빨리 주문하세요.
OA 장비는 항상 고장 여부를 점검하며, 고장이 발생하면 시공업체가 수리를 요청합니다.
또한 고장 나기 전에 정기적인 유지보수 요청도 합니다.
문서 생성 및 관리
소모품, 장비, OA 장비, 내부 규정, 주주총회 자료에 대한 영수증 및 구매 주문서도 준비합니다.
또한 이 문서들을 쉽게 이해할 수 있도록 분류하고 분류하여 즉시 읽을 수 있도록 하는 것이 제 업무입니다.
또한 데이터로 변환할 수 있는 자료를 압축하여 선반이 가득 차지 않도록 하는 방법을 고안해야 합니다.
사무실 관리
사무실을 정기적으로 청소하고, 조명과 에어컨을 조정하며, 재난 예방 장비를 관리합니다.
문제가 발생하기 전에 정기적으로 건물 관리 회사와 협력하는 것도 중요합니다.
재난 예방 훈련, 엘리베이터 정지, 사무실 정전 계획이 있을 경우, 회사 전체에 통지하는 것도 총무 부서의 역할입니다.
또한, 총무팀은 직장 개선, 사무실의 축소 및 무료 주소 제공, 사무실 이전 계획 수립을 담당할 수 있습니다.
우편 배송 및 분류
또한 일반 업무는 회사 우편물을 보내고 각 부서에 일일 우편물을 분류 및 배달하는 업무이기도 합니다.
접수 및 방문객 처리
또한 일반 업무 부서는 방문하는 고객에게 대응하는 역할을 합니다.
귀하의 요구사항을 경청하고 적절한 담당자에게 의뢰합니다.
경우에 따라 고객을 회의실로 안내하기도 합니다.
회사에 따라 연락 지점은 총무부의 전화번호나 주소이므로 직접 답변해야 할 수도 있습니다.
이 시기에는 상대방의 기분을 망치지 않도록 조심해야 합니다.
회의실 예약
총괄 매니저가 내부 및 외부 회의실 예약도 할 수 있습니다.
회의가 언제 어떤 부서에서 열릴지 사전에 담당자와 확인하고, 다른 회의 예약과 겹치지 않도록 일정을 조율해야 합니다.
또한, 회사에 따라 다르지만,
- 주주총회, 이사회 및 내부 행사의 기획 및 관리
- 출장 및 여행 일정
- 차량 관리
- 내부 및 외부 헬프 데스크
- IT 서비스 소개
이런 일을 하는 일반 사무들도 있는 것 같습니다.
회사 내에서 총괄 매니저가 되기 위해 필요한 4가지 기술은 무엇일까요?
회사 내에서 총괄 매니저가 되기 위해 필요한 기술은 무엇인가요?
필요한 네 가지 사항이 있습니다:
의사소통 능력
회사 내 여러 부서에 관여하게 되므로 의사소통 능력을 키우는 것이 중요합니다.
일상 대화에서 상대방의 감정을 읽고, 다른 사람의 관점에서 생각해 보세요.
조정 힘
조정도 필요합니다.
내부 시스템을 최적화하거나 각 부서의 업무 개선을 요청할 때, 상대방이 자신의 주장을 하면서 상대방을 불쾌하게 하지 않도록 설득하는 소통과 조정 능력을 개발하세요.
적응력
또한 유연하게 대응할 수 있어야 합니다.
회사에 문제가 생기면 멈추지 말고 먼저 움직이며 최선의 행동 방침을 생각하세요.
예를 들어, 회의실 예약 같은 것들.
예기치 않은 방문 때문에 긴급 회의가 생기기 쉽지만, 회의실은 다른 회의들로 가득 차 있습니다!
고객을 예상보다 오래 기다리게 하면 좋은 인상을 주지 못합니다.
이럴 때는 회의실로 사용되지 않는 방을 사용할 수 있어야 합니다.
인식
사소한 것들을 알아차리는 능력도 필요합니다.
매일 일반 업무를 하면서 눈에 띄는 것을 적어두세요.
이러한 인식은 회사 전반의 운영 효율성 향상과 문서 디지털화 등 비용 절감으로 이어질 수 있습니다.
또한, 매달 어떤 작업이 이루어질지 이해하고 일정을 짜는 것이 중요합니다.
7 Colorkrew Biz와 함께하는 일반 업무 부담을 줄이기 위한 기능들!
일반 업무는 다양하기 때문에 이름 없는 업무를 줄이고 효율적으로 일해야 합니다.
Colorkrew Biz는 일반 업무의 부담을 줄이는 기능을 제공합니다.
일반 업무에 익숙해지면, 왜 상사에게 제안을 하지 않나요?
시계 연결 기능
이 기능은 출석 기록을 쉽게 할 수 있게 해줍니다.
기존 출근 서비스와 함께 시계 등록을 할 수 있습니다.
Colorkrew Biz 앱을 다운로드하고 QR 코드를 스캔하면 쉽게 출근 기록을 할 수 있습니다.
직원들이 매일 출근 근무 접속 서비스에 로그인하는 번거로움을 없애세요.
일반 업무 직원들은 더 이상 출석 체크 서비스에 로그인하거나 출석을 관리할 필요가 없습니다.
경기 시설 관리 기능
내부 장비 관리를 단순화하세요.
이 작업을 하려면 등록된 장비에 QR 코드를 붙여넣고 한 번에 관리하는 것밖에 없습니다.
이렇게 하면 회사 내 장비 관리 테이블 목록을 하나씩 Excel로 만드는 번거로운 작업에서 벗어날 수 있습니다.
장비 관리 시트는 인쇄에 최적화된 상태로 인쇄할 수 있습니다.
메일 기능
또한 우편물 관련 업무를 간소화합니다.
디지털 우편 배송
이 웹 레터는 일본우체국과 협력하여 이메일처럼 쉽게 메일을 보낼 수 있게 해줍니다.
이렇게 하면 많은 양의 우편물을 봉투에 담아 발송하는 번거로운 작업에서 벗어날 수 있습니다.
주소록은 여러 수신자와 발신자를 등록할 수 있게 해주어, 우편물을 한 번에 보내고 싶을 때도 유용합니다. (*배송비는 웹 편지와 동일합니다.) ）
웹 화면에서 송신 편지 템플릿을 쉽게 만들 수 있어, 워드 같은 소프트웨어를 사용해 처음부터 송신 편지를 만드는 번거로움에서 벗어날 수 있습니다.
비용 배분 및 정산
또한 우편 비용 환급 부담도 줄어듭니다.
이를 위해서는 우편물을 보내고 비용 신청서를 대상 부서에 지정하기만 하면 됩니다.
각 부서별 우편물 비용을 쉽게 관리할 수 있습니다.
우주 예약 및 운영 기능
이 기능은 회의실과 개방 공간을 좌석 배치도를 통해 중앙에서 관리할 수 있게 해줍니다.
회의실 예약 상태를 쉽게 파악할 수 있기 때문에, 회의실 조정이나 각 부서 책임자로부터 일정 설명을 듣기 위해 애쓰는 등 이름 없는 일반 업무에서 벗어날 수 있습니다.
또한 1년 반 후까지 한 번에 예약을 등록할 수도 있습니다.
(*Office365와 연동될 수 있습니다.) ）
공간을 위한 디지털 사이니지
이 기능은 회의실과 회의실의 사용 상태를 즉시 시각화할 수 있게 해줍니다.
신청하기가 쉽습니다! QR 코드를 스캔하기만 하면 가능합니다.
갑자기 방문하는 손님에 대응하기 위해 서둘러 일정을 확인하거나 빈 방을 찾을 필요가 없습니다.
시설 예약 기능
회의실 이용 가능 여부와 장비 예약을 동시에 조정하는 것이 가능해졌습니다.
이는 사람들과 회의실의 가용성 정보를 별도로 확인하고 조정하는 등 번거로운 업무를 줄여줍니다.
Azure AD integration (optional)
또한 Azure AD와 통합하여 이메일 주소, 이름, 부서 정보 등을 관리할 수 있는 기능도 있습니다.
계좌 등록과 변경과 관련된 일반 업무의 부담을 줄일 수 있습니다.
(*초기 비용은 별도로 청구됩니다.) ）
결론
이 글에서는 일반 업무 직무 설명, 필요한 기술, 그리고 일반 업무 부담을 줄여주는 Colorkrew Biz의 7가지 기능을 소개했습니다.
일반 업무는 종종 사내 핸디맨과 같은 직책으로 여겨지며 수익을 창출하지 않습니다.
하지만 일반 업무의 원래 역할은 회사 전체를 바라보고, 경영진을 포함한 모든 직원을 연결하며, 회사를 더 나은 방향으로 이끄는 것입니다.
Colorkrew Biz는 일반 업무의 부담을 최대한 줄이고, 원래 업무에 집중할 수 있는 환경을 조성하는 기능을 제공합니다.
Colorkrew Biz는 일반 업무 직원들의 문제를 해결하는 다른 기능도 가지고 있으니, 언제든지 연락해 주세요!
저희는 상담을 도와드릴 준비가 되어 있습니다.
지시만 따르는 것이 아니라 자발적이고 적극적인 일반 행사를 목표로 합시다.