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Em janeiro de 2024, coorganizamos um webinar intitulado "A chave para promover estilos de trabalho está em enfrentar questões em salas de reunião!
Neste webinar, apresentamos como lidar com as novas questões emergentes da conferência na era pós-coronavírus, com os serviços de cada empresa.
Entre eles, gostaria de apresentar alguns dos conteúdos apresentados pela Colorkrew: "Como melhorar a eficiência da gestão das salas de conferência e resolver a escassez de salas de conferência?"
Contexto dos Desafios Crescentes nas Salas de Reunião
Antes da epidemia de coronavírus em março de 2020, assentos fixos e encontros presenciais com clientes eram comuns. No entanto, após a epidemia de coronavírus, fomos obrigados a trabalhar semi-remotamente, e o MTG online usando Zoom e outros métodos tornou-se comum. Além disso, como resultado da queda significativa na frequência, cada vez mais empresas reduziram seus escritórios ou mudaram para escritórios menores.
No entanto, desde maio de 2023, o número de frequentadores e visitantes aumentou drasticamente devido à transição para a Categoria 5 devido à pandemia de coronavírus. Agora que o trabalho híbrido se tornou a norma, questões no escritório também estão mudando, e a necessária "reforma do estilo de trabalho" está mudando gradualmente.
Além da falta de salas de conferência, existem muitos formatos híbridos que combinam reais e online, e novas questões que não estavam presentes em reuniões reais estão se tornando evidentes.
Por exemplo, além do aumento na frequência e visitantes em escritórios, a demanda por espaços tranquilos aumentou devido ao aumento do MTG online, e o uso de salas de reunião aumentou.
Muitos de vocês podem estar sentindo novos desafios relacionados a essas salas de conferência.
Como eliminar a escassez de assentos e salas de reunião
Qual é a situação em que não há assentos e salas de reunião suficientes?
Há muitos casos em que pessoas dentro da empresa dizem que a sala de reuniões não está disponível, então não sabem os detalhes, mas sentem que isso é de alguma forma insuficiente.
Existem duas coisas principais que você precisa fazer nesse caso:
1.「 Identifique as demandas de espaço apropriadas"... Descubra se o cenário de uso da demanda é realmente necessário
2.「 Ajuste e compreenda a quantidade de espaço disponível" ... Considere e entenda se o suprimento pode ser aumentado
Ao implementar esses sistemas, você pode entender os detalhes da demanda e aumentar a oferta. Além disso, usando sistemas como o Colorkrew Biz, é ideal ter um ambiente onde oferta e demanda possam ser medidas.
Entendendo as necessidades do espaço certo
Existem várias maneiras de implementar a primeira "compreensão da demanda de espaço apropriada", mas aqui estão três delas.
1. Determinar as Regras de Prioridade para o Uso da Sala de Reuniões
Determinar as regras para o uso das salas de reunião é muito importante. Ao definir a prioridade do uso da sala de reuniões e compartilhá-la com a empresa, você pode reduzir o uso das salas de reunião com baixa prioridade.
As regras de prioridade de uso da sala de reunião na imagem abaixo são semelhantes às regras da Colorkrew, e são os slides realmente apresentados neste webinar.
Para dar um exemplo, ao usar uma sala de conferência, a prioridade máxima é "MTG real com clientes" e "MTG real dentro da empresa que lida com informações confidenciais", e a menor é o MTG online para uma pessoa. Parece que há muitos casos em que funcionários usam a sala de reuniões porque precisam de um espaço tranquilo e, por isso, não podem usá-la com um MTG de alta prioridade.
Se você ainda não tem uma regra de prioridade para o uso da sala de reuniões, por favor, considere.
2. Evite salas de reunião vazias
"Reservas de salas de conferência vazias", nas quais as salas de conferência são reservadas mas não realmente usadas, têm sido um problema há muito tempo. Segundo alguns dados, antes da epidemia de coronavírus, cerca de 25% das reservas em salas de conferência eram consideradas vazias. No entanto, após a Corona passar para a Categoria 5, parece haver dados de que a porcentagem saltou para 30%. Acredita-se que isso se deva à espiral negativa de querer suprimir a falta de salas de conferência antecipadamente e ao aumento das reservas em salas de conferência vazias.
Para resolver esse problema, a "função de cancelamento automático" usando o sistema é eficaz. Esta é uma função que cancela automaticamente e abre a reserva da sala de conferências se a sala de reuniões não for registrada após um determinado período de tempo. A Colorkrew Biz possui essa função e é usada por muitos clientes.
3. Coloque um bisturi no santuário
Os funcionários não são os únicos a usar o espaço da empresa. Armários e armários também estão em alta demanda por espaço. No entanto, em geral, esses espaços são "santuários" e são estereotipados como absolutamente necessários.
No entanto, esse "santuário" é surpreendentemente frequentemente "demanda que não é necessariamente necessária". Quando entrevistamos funcionários sobre o uso de armários e armários na Colorkrew, descobrimos que a maioria deles eram "materiais que nunca serão revisados" e "armazenamento de itens pessoais", e que os entulhos eram cuidadosamente armazenados no "santuário".
Com base nessa realidade, conseguimos reduzir significativamente o tamanho dos armários, diminuir o número de armários e, em vez disso, instalar um total de nove "cabines telefônicas" na empresa que podem ser usadas para MTG online. Por favor, considere colocar um bisturi nesse "santuário" da sua empresa.
Ajustando e Entendendo o Suprimento de Espaço
Após compreender essa demanda de espaço adequada, é necessário criar espaço ao revisar a instalação e reinventar o espaço criado em um que atenda à demanda da empresa.
Além disso, se você conseguir usar o sistema para visualizar o status de uso do espaço e captar com precisão a quantidade de demanda e oferta, ele será útil para melhorar ainda mais o espaço interno.
O Colorkrew Biz permite que você gerencie espaços como salas de conferência e assentos. Também é muito útil para funções de reserva, cancelamento automático de salas de reunião e análise do status de uso. Temos muitas funções úteis para fazer uso eficaz do espaço da empresa, então, se você está preocupado com a falta de espaço, entre em contato conosco.
Esperamos que este blog possa ser útil para você fazer uso eficaz do espaço da sua empresa.