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2024년 1월, 우리는 "근무 스타일을 촉진하는 열쇠는 회의실 문제를 해결하는 데 있다!"라는 제목의 웨비나를 공동 주최했습니다.
이번 웨비나에서는 코로나 이후 시대에 새롭게 등장하는 컨퍼런스 이슈들을 각 회사의 서비스와 함께 어떻게 다룰 수 있을지 소개했습니다.
그중 Colorkrew가 소개한 내용 중 일부인 "회의실 관리 효율성을 어떻게 개선하고 회의실 부족 문제를 해결할 것인가?"를 소개하고자 합니다.
회의실에서 점점 늘어나는 도전의 배경
2020년 3월 코로나바이러스 유행 이전에는 고정 좌석과 대면 고객 미팅이 흔했습니다. 하지만 코로나바이러스 유행 이후 우리는 반원격으로 일할 수밖에 없었고, Zoom 등 온라인 MTG가 주류가 되었습니다. 게다가 출석률이 크게 줄어들면서 점점 더 많은 기업들이 사무실을 축소하거나 작은 사무실로 이전하고 있습니다.
하지만 2023년 5월 이후 코로나19 팬데믹으로 인해 카테고리 5로 전환되면서 참석자 수와 방문객 수가 급격히 증가했습니다. 하이브리드 근무가 표준이 되면서 사무 문제도 변화하고 있으며, 필요한 '근무 스타일 개혁'도 점차 변화하고 있습니다.
회의실이 없는 것 외에도, 실제와 온라인이 결합된 하이브리드 회의 형식이 많으며, 실제 회의에서는 없던 새로운 문제들이 점차 드러나고 있습니다.
예를 들어, 사무실 출석과 방문객 증가 외에도, 온라인 MTG의 증가로 인해 조용한 공간에 대한 수요가 증가했고, 회의실 사용도 증가했습니다.
많은 분들이 이 회의실과 관련된 새로운 도전을 느끼고 있을 수 있습니다.
좌석과 회의실 부족을 해결하는 방법
좌석과 회의실이 부족한 상황은 무엇인가요?
회사 내 사람들이 회의실이 비어 있지 않아 세부 사항을 모르지만, 그것이 부족하다고 느끼는 경우가 많습니다.
이 경우 두 가지 주요 조치가 있습니다:
1.「 적절한 공간 수요를 파악하세요"... 수요 사용 시나리오가 정말 필요한지 확인하세요
2.「 공간 공급량을 조정하고 파악하라"... 공급 범위를 늘릴 수 있는지 고려하고 이해하라.
이를 구현함으로써 수요의 세부 사항을 이해하고 공급을 증대할 수 있습니다. 더 나아가 Colorkrew Biz와 같은 시스템을 활용하면 수요와 공급을 측정할 수 있는 환경을 만드는 것이 이상적입니다.
적절한 공간 필요 이해하기
첫 번째 '적절한 공간 수요 이해'를 구현하는 방법은 여러 가지가 있지만, 여기 세 가지를 소개합니다.
1. 회의실 사용에 대한 우선순위 규칙을 정한다
회의실 사용 규칙을 정하는 것은 매우 중요합니다. 회의실 사용 우선순위를 설정하고 회사와 공유함으로써 우선순위가 낮은 회의실 사용을 줄일 수 있습니다.
아래 이미지의 회의실 사용 우선순위 규칙은 Colorkrew의 규칙과 유사하며, 이 웨비나에서 실제로 소개된 슬라이드입니다.
예를 들어, 회의실을 사용할 때 가장 높은 우선순위는 '고객과의 실제 MTG'와 '기밀 정보를 다루는 회사 내 실제 MTG'이고, 가장 낮은 우선순위는 한 명을 위한 온라인 MTG입니다. 직원들이 조용한 공간이 필요해서 회의실을 사용하는 경우가 많고, 그래서 우선순위가 높은 MTG와는 함께 사용할 수 없는 경우가 많습니다.
아직 회의실 사용에 대한 우선순위 규칙이 없다면, 고려해 보시기 바랍니다.
2. 빈 회의실 방지
"빈 회의실 예약"은 회의실을 예약했지만 실제로 사용되지 않는 현상으로, 오랫동안 문제가 되어 왔습니다. 일부 자료에 따르면, 코로나 유행 이전에는 회의실 예약의 약 25%가 비어 있었다고 합니다. 하지만 코로나가 카테고리 5로 이동한 후에는 그 비율이 30%로 급증했다는 데이터가 있습니다. 이는 회의실 부족을 미리 억제하려는 부정적 악순환과 빈 회의실 예약 증가 때문으로 여겨집니다.
이 문제를 해결하기 위해 시스템을 사용하는 '자동 취소 기능'이 효과적입니다. 이 기능은 일정 시간이 지나도 회의실이 체크인되지 않으면 자동으로 예약을 취소하고 열어줍니다. Colorkrew Biz에는 이 기능이 있으며 많은 고객들이 사용하고 있습니다.
3. 성소에 메스를 꽂아
회사 공간을 사용하는 사람은 직원들만이 아닙니다. 사물함과 캐비닛도 공간에 대한 수요가 높습니다. 하지만 일반적으로 이러한 공간들은 '성소'로 간주되어 절대적으로 필요하다고 고정관념화됩니다.
하지만 이 '성소'는 놀랍게도 '꼭 필요하지 않은 요구'가 자주 있습니다. Colorkrew 직원들을 대상으로 사물함과 캐비닛 사용에 대해 설문조사를 했을 때, 대부분이 '절대 돌아보지 않을 자료'와 '개인 소지품 보관'이었고, 쓰레기는 '성소'에 조심스럽게 보관되었습니다.
이 현실을 바탕으로 사물함 크기를 크게 줄이고 캐비닛 수를 줄였으며, 대신 회사 내에 총 9개의 '전화 부스'를 설치하여 온라인 MTG에 사용할 수 있게 되었습니다. 귀사의 이 '성소'에 메스를 설치하는 것을 고려해 주세요.
우주 공급 조정과 이해
적절한 공간 수요를 이해한 후에는 시설을 검토하면서 공간을 조성하고, 회사의 요구에 부합하는 공간으로 재창조하는 것이 필요합니다.
또한, 시스템을 활용해 공간의 사용 현황을 시각화하고 수요와 공급량을 정확히 파악할 수 있다면, 내부 공간을 더욱 개선하는 데 유용할 것입니다.
Colorkrew Biz는 회의실과 좌석 같은 공간을 관리할 수 있게 해줍니다. 또한 기능 예약, 회의실 자동 취소, 사용 상태 분석에도 매우 유용합니다. 회사 공간을 효과적으로 활용할 수 있는 다양한 유용한 기능을 갖추고 있으니, 공간 부족에 대해 걱정이 되시면 언제든지 연락해 주세요.
이 블로그가 귀사의 공간을 효과적으로 활용하는 데 도움이 되길 바랍니다.