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Os funcionários me disseram que não havia salas de reunião suficientes, mas será que deveríamos realmente aumentar o número de salas de reunião?
Mesmo aumentando o número de salas de reunião, não há espaço no escritório, e custa dinheiro aumentar o número de salas de reunião em primeiro lugar...
Há muitas pessoas no comando que são forçadas a fazer essa escolha.
Primeiro, vamos apresentar como resolver reservas vazias como uma forma simples de aumentar a taxa de ocupação das salas de reunião.
A Realidade das Reservas em Salas de Reunião Vazias
Com a transição para a Categoria 5 do Coronavírus, temos ouvido cada vez mais que muitas empresas estão tomando medidas para voltar ao trabalho.
Acho que a frequência de visitas à empresa aumentou gradualmente em relação ao estilo de trabalho remoto, e as oportunidades de realizar reuniões de negócios e reuniões internas também estão aumentando. No entanto, o trabalho remoto não diminuiu completamente, então é comum que várias pessoas trabalhem de casa na empresa ou em reuniões internas com as quais estão negociando.
Quando você vem trabalhar, deve usar a sala de conferências ou cabines individuais, seja uma reunião online ou uma reunião real. No entanto, quando verifico a reserva da sala de reuniões, ela não está vazia porque está toda lotada. No entanto, há pessoas que realmente têm reservas, mas não usam a sala de conferências.
Você já passou por uma situação assim em que não pode usar quando quer?
Não consigo deixar de ouvir que não adianta trabalhar em uma empresa.
Esse problema é o de reservas vazias para salas de conferência. Na verdade, segundo uma pesquisa, foi constatado que 25% das salas de conferência estão vazias. (A situação mais recente do "sistema de reservas de salas de conferência" resolve a realidade de que "1 em cada 4 salas está vazia" na mídia de TI) É bastante doloroso que uma das quatro salas de conferência esteja vazia. Como resultado, a taxa de ocupação da sala de conferências, claro, diminuirá, e você acabará no problema de não ter salas suficientes.
Como Consertar Problemas de Reserva de Salas de Reunião Vazios
Não há salas de reunião suficientes, então vamos aumentar o número de salas de reunião! Isso vai exigir muitas horas de trabalho e custos, mas recomendamos que você pense primeiro em como eliminar reservas vazias para salas de reunião.
Por exemplo, como regra interna de operação, mesmo que uma sala de conferência esteja reservada, é aceitável usá-la se não houver ninguém naquele momento, ou se não houver ninguém após mais de 10 minutos.
Além disso, a Colorkrew basicamente decide a sala de conferências de acordo com o propósito de uso, como priorizar qual sala de conferências usar ao negociar com os clientes. Além disso, temos um espaço separado onde você pode realizar livremente negociações comerciais e reuniões internas separadamente do escritório.
Dito isso, se você não está sempre observando e parece difícil cobrir isso com operação, por que não considerar um sistema de reservas em salas de conferência com uma função de prevenção de reservas vazia?
Use o recurso de prevenção de reservas vazias
Se você quiser resolver o problema do sistema, pode fazer isso usando a função de prevenção de vacância em salas de reunião da ferramenta de concierge empresarial "Colorkrew Biz".
A função de prevenção de reservas vazias é um mecanismo que cancela automaticamente a sala de reuniões alvo quando ocorre uma reserva vazia. No Colorkrew Biz, você pode definir o tempo de cancelamento automático do lado do administrador.
Além das reservas vazias, você também pode enviar notificações por e-mail de lembrete, para evitar esquecer de cancelar a sala de reuniões caso uma reunião seja adiada.
Claro, você também pode selecionar uma sala de conferências no mapa para reservar uma sala de reuniões, ou selecioná-la enquanto verifica a lista de onde cada sala está disponível. Como é um link bidirecional com o Outlook, empresas que operam com Outlook até agora podem usar a função de prevenção de reservas vazias sem alterar o método de operação.
Primeiramente, introduzi a função de prevenção de reservas vazias como uma solução fácil para o problema quando não há salas de reunião suficientes, mas ficaria feliz se isso pudesse ajudar a reduzir o estresse de "Não posso usar quando quero!"
Se você tiver interesse, fique à vontade para nos contatar.