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직원들은 회의실이 충분하지 않다고 했지만, 정말 회의실 수를 늘려야 할까요?
회의실 수를 늘려도 사무실에 공간이 없고, 회의실 수를 늘리는 데 돈이 들기도 하니까요...
그 선택을 강요받는 많은 사람들이 있습니다.
먼저, 회의실 수용률을 높이는 간단한 방법으로 빈 예약을 해결하는 방법을 소개하겠습니다.
빈 회의실 예약의 현실
코로나 카테고리 5로 전환되면서, 많은 기업들이 복귀 조치를 취하고 있다는 소식이 점점 더 많이 들려왔습니다.
원격 근무 중심의 근무 방식에서 회사에 오는 빈도가 점차 증가했고, 회사 내에서 비즈니스 미팅과 내부 미팅을 열 기회도 늘어나고 있다고 생각합니다. 하지만 원격 근무가 완전히 줄어든 것은 아니어서, 여러 사람이 회사나 협상 중인 내부 미팅에서 재택근무를 하는 것이 흔합니다.
출근할 때는 온라인 회의든 실제 회의든 회의실이나 개별 부스를 사용해야 합니다. 하지만 회의실 예약을 확인해 보면, 모두 꽉 차 있어 비어 있지 않습니다. 하지만 실제로 예약은 했지만 회의실을 사용하지 않는 사람들도 있습니다.
원할 때 사용할 수 없는 이런 상황을 겪어본 적 있나요?
회사에 다니는 게 의미가 없다는 말을 듣지 않을 수 없습니다.
회의실 예약이 빈 문제라는 점이 바로 이렇습니다. 실제로 한 설문조사에 따르면 회의실의 25%가 비어 있는 것으로 나타났습니다. (IT 미디어에서 보도한 '회의실 예약 시스템'의 최신 상황, 즉 '4개 중 1개가 비어 있다'는 현실을 해결한 사례) 네 개의 회의실 중 하나가 비어 있다는 것은 매우 안타까운 일입니다. 그 결과, 회의실 점유율은 당연히 감소하고, 회의실 수가 부족한 문제에 빠지게 됩니다.
빈 회의실 예약 문제 해결법
회의실 수가 부족하니 회의실 수를 늘리자! 많은 인력과 비용이 들겠지만, 먼저 회의실 예약 빈 부분을 어떻게 없앨지 고민해 보시길 권합니다.
예를 들어, 내부 운영 규칙으로, 회의실이 예약되어 있더라도 그 시간에 아무도 없거나 10분 이상 아무도 없으면 사용해도 괜찮습니다.
또한 Colorkrew는 고객과 협상 시 어떤 회의실을 사용할지 우선순위를 정하는 등 사용 목적에 따라 회의실을 결정합니다. 또한, 사무실과는 별도로 비즈니스 협상과 내부 회의를 자유롭게 진행할 수 있는 별도의 공간도 마련되어 있습니다.
그렇긴 해도, 항상 지켜보지 않고 운영으로 덮기 어렵다면, 빈 예약 방지 기능이 있는 회의실 예약 시스템을 고려해 보는 건 어떨까요?
빈 예약 방지 기능을 사용하세요
시스템 문제를 해결하고 싶다면, 비즈니스 컨시어지 도구인 "Colorkrew Biz"의 회의실 빈실 방지 기능을 활용해 해결할 수 있습니다.
빈 예약 방지 기능은 빈 예약이 발생하면 목표 회의실을 자동으로 취소하는 메커니즘입니다. Colorkrew Biz에서는 관리자 측에서 자동 취소 시간을 설정할 수 있습니다.
빈 예약 외에도 회의 취소를 잊지 않도록 알림 이메일 알림을 보낼 수 있습니다.
물론, 지도에서 회의실을 선택하여 회의실을 예약하거나, 각 회의실 사용 가능 목록을 확인하면서 선택할 수도 있습니다. Outlook과 양방향 연결이기 때문에, 지금까지 Outlook을 사용해온 기업들은 운영 방식을 변경하지 않고도 빈 예약 방지 기능을 사용할 수 있습니다.
우선, 회의실이 부족할 때 문제를 해결하기 위해 빈 예약 방지 기능을 도입했지만, "내가 쓰고 싶을 때 쓸 수 없다"는 스트레스를 줄여줄 수 있다면 기쁠 것 같습니다.
관심 있으시면 언제든지 연락해 주세요.