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Falando nessa época do ano......
Então, o fim do mandato. É uma salvação saber que não é o fim do século. No departamento corporativo do mundo, é um grande trabalho que acontece a cada seis meses, e é hora de fazer um inventário.
Como sua empresa faz o estoque?
Frequentemente, trata-se de um método de imprimir uma lista de equipamentos gerenciados por um banco de dados ou Excel, exportar dados, entregar materiais e arquivos impressos para cada departamento e pedir que eles "verifiquem o produto real".
Na verdade, a Colorkrew costumava fazer isso. No entanto, há muitos problemas com isso.
O mais importante é a rapidez. O estoque era originalmente função do departamento corporativo, e mesmo que você peça vendas ou desenvolvimento, há muitos casos em que isso é adiado e os resultados não são facilmente retornados.
Além disso, como este é um trabalho feito apenas duas vezes por ano, a forma de realizá-la não é detalhada, e pode haver omissões nos resultados da confirmação real que retorna, ou informações que estejam um pouco fora de foco.
Nesse caso, a pessoa responsável terá que fazer uma viagem de negócios e reinvestigar os dados estranhos.
Na verdade, naquela época, levava mais de um mês para isso. Naquela época, PCs desktop frequentemente eram instalados sob mesas, e ele disse: "Sistemas emocionais são um trabalho que se arrasta."
A forma de melhorar isso é "simplificar o trabalho de inventário (confirmação física)". Se o trabalho for simples, pode ser implementado imediatamente, e se o conteúdo do trabalho for simplificado, erros são menos prováveis.
Além disso, é preciso muita atenção para comparar os resultados retornados com os dados originais do livro-razão (se forem materiais impressos, é entrada manual, entrada manual), mas se for sistemático, isso também pode ser melhorado.
"Simplificação do trabalho de inventário", o que fazer com isso, nossa recomendação é, claro, Colorkrew Biz. Função "Inventário" para gerenciamento de equipamentos.
Basta escanear o código QR do adesivo de ativo preso ao dispositivo com o app e clicar em [Inventário] → [Confirmar], e quem confirmou o produto real e quando será registrado no banco de dados Business.
Claro, a Colorkrew Biz é um serviço de internet, então não importa se quem confere está no escritório ou trabalhando remotamente de casa.
Aliás, nossa empresa também tem um escritório no Brasil, e informações sobre a confirmação real do produto estão chegando de lá também.
O Brasil fica do outro lado do mundo, e também fica diretamente atrás do núcleo central. Se você quiser "Total Recall (2012)", vai escolher "The Fall".
Uma vez que os dados podem ser facilmente agregados, é da natureza humana querer saber o progresso.
Desta vez, gostaria de explicar como gerencio meu progresso. Eu uso Excel.
Haverá uma longa exposição funcional, mas obrigado pela sua cooperação.
Então vamos.
Preparação
Primeiro, crie um arquivo para verificar o progresso. Isso porque o livro-razão é dividido porque diferentes pessoas o gerenciam dependendo do tipo de ativo, ou não é possível errar porque há despesas mensais ou não.
No entanto, no trabalho de inventário, o tratamento é o mesmo em termos de "descobrir quem está usando qual equipamento", então coletamos os dados no livro-razão e criamos um arquivo para verificar o progresso a cada vez.
Inicie o Excel e crie um "livro de exercícios em branco". Existem duas folhas para criar. Os nomes das planilhas e os papéis são os seguintes.
- "Itens" ...... Preencha o nome da folha (descrita abaixo) para registrar a história.
- "Equipa" ...... Ele confirmará o progresso e a consistência da confirmação física.
Criando uma Folha de Equipamentos
Primeiro, crie uma estrutura para os Equips. A primeira linha será usada para exibir história e progresso, então coloque os seguintes nomes de itens na segunda linha.
- Número do ativo
- Data do inventário
- Condutor de Inventário
- Usuário
- Endereço de e-mail do usuário
- Data agendada
- Consistente
- Condições e Informações Adicionais
- A seguir são informações sobre equipamentos (tipo de dispositivo, nome, número do modelo, data de lançamento, etc.)
Há dois pontos importantes neste momento.
Prepare informações sobre a pessoa que usa o dispositivo que possam ser comparadas com as informações do usuário da Colorkrew Biz.
O que está acima é o endereço de e-mail do usuário. Use este e o e-mail registrado no Colorkrew Biz como chave para verificar se o próprio usuário fez um inventário.
O outro é o formato de exibição da célula. Para cada item que precisa ser exibido como uma data (como a data do inventário), selecione uma coluna e defina o formato de exibição da célula para o formato "data". Se você esquecer disso, a data será exibida como um número interno de processamento do Excel e você ficará em um estado de "O que é isso?"
Quando você termina de configurar os itens, você posta cada item relacionado ao dispositivo a partir do arquivo do livro razão ou banco de dados.
Importando Dados Empresariais pela Primeira Vez
Depois disso, preencho a expressão da função nas células da planilha Equips, mas não consigo depurar sem dados. Então crio os primeiros dados.
Crie uma nova planilha e nomeie a folha com a data de download dos dados (esta é uma folha para registrar o histórico que foi descrito como "descrito depois" acima).
O que você deve saber neste momento.
É NG colocar um menos ( - ) ou uma barra ( / ) no nome da folha. Será julgado como um operador em uma expressão funcional e os dados não poderão ser referenciados.
Um número de 8 dígitos é aceitável, mas como a expressão funcional é difícil de ler, o símbolo recomendado para o ano, mês e dia é a barra inferior ( _ ).
Depois de ter a Folha de Datas, conecte-se ao painel da Colorkrew Biz, abra Relatórios de Fixtures → e selecione Histórico de Inventário de Equipamentos.
Especifique o período de "Data de Início do Inventário" até "Hoje" para baixar o arquivo.
Abra o arquivo CSV salvo no Excel. Selecione todos e copie e cole na planilha "Data" que você criou antes com "Apenas Valores".
Depois de copiar e colar, crie dados para referência.
Abra a planilha Itens e preencha o nome da folha "Data" na célula A1. Crie uma nova folha "Data" e copie e cole o histórico de inventário csv, depois preencha o nome da folha nas colunas A2, A3, A4...... e assim por diante.
Preenchendo Expressões Funcionais
Vamos nos preparar para confirmar se o progresso e a confirmação real foram feitos pelas mãos do usuário. Preencha a seguinte expressão da função nas células (colunas) da folha Equips.
Além disso, o número de itens registrados como equipamentos é escrito como $2000 na designação da célula na fórmula. No caso da Colorkrew, na verdade é cerca de 1800, mas isso significa que você pode especificar até 2000 linhas com uma pequena margem. Por favor, ajuste conforme a situação da sua empresa.
Célula de "Seleção de Data"
Primeiro, vamos definir a restrição de entrada na célula A1 para facilitar a referência do histórico.
No diálogo de Regulação de Entrada, selecione "Lista" e selecione a linha A da folha de itens com cerca de 15~30 linhas. Agora você pode selecionar a lista suspensa na célula A1 para acessar facilmente os dados de progresso passados.
Coluna Data do Inventário
Preencha a célula B3 com a seguinte fórmula e copie e cole no final da coluna (a linha com as informações do equipamento).
'''texto =LET( Data, XPESQUISA( A3, INDIRETO( $A$1&"!$C$2:$C$2000" ), INDIRETO( $A$1&"!$T$2:$T$2000"), 0 ), SE( Data=0, "", Data ) )
#### Coluna "Implementador de Inventário"
Preencha a seguinte fórmula na célula C3 e copie e cole no final da coluna.
'''texto
=LET( Área do Ativo, INDIRETO( $A$1&"!$C$2:$C$2000" ), Nome, XLOOKUP( A3, Área do Ativo, INDIRETO( $A$1&"!$R$2:$R$2000" ), "" ) & " " & XLOOKUP( A3, Área do Ativo, INDIRETO( $A$1&"!$S$2:$S$2000" ), "" ), SE( Nome=" ", "", Nome ) )
Coluna "Consistente"
Preencha a seguinte fórmula na célula G3 e copie e cole até o final da coluna.
'''texto =LET( Aka, XLOOKUP( A3, INDIRETO( $A$1&"!$C$2:$C$2000" ), INDIRETO( $A$1&"!$P$2:$P$2000" ), "" ), SE( C3="", "", SE( Aka=E3, "○", "×" ) ) ) )
#### Célula "Exibição de Progresso"
Antes de preencher a expressão da função, mude o formato de exibição da célula B1 para "porcentagem". Acho que seria bom ter cerca de dois dígitos significativos abaixo da vírgula decimal. Então, preencha a seguinte fórmula na célula B1.
'''texto
=COUNTIF( $C$3:$C$2000, "=?*" ) / COUNTA( $A$3:$A$2000 )
É isso! Não esqueça de salvar seus arquivos.
Como usar um arquivo de progresso
Basicamente, tudo o que você precisa fazer é baixar os dados do histórico de inventário da tela de gerenciamento de negócios, copiar e colar o conteúdo na planilha daquela data e adicionar o nome da folha de "data" à lista.
Se a varredura QR do inventário (confirmação física) for realizada, a pessoa que a realizou e a data serão exibidas. No entanto, se a pessoa que fez o inventário for um usuário registrado, um "○" será adicionado à coluna "correspondência".
O bom de usar o Biz é que, quando alguém pergunta: "Você está fazendo inventário?", você pode atualizar para os dados mais recentes em um minuto e responder imediatamente a taxa de progresso até dois decimais.
Comparado aos dias do inventário em papel, que era atualizado uma vez por bom dia, ele é impressionantemente 1440 vezes mais eficiente (w
Técnicas Práticas do Mochito
A Colorkrew realiza o inventário realizando escaneamentos QR na primeira semana de março/setembro (se o inventário não puder ser feito durante o período, por favor, especifique uma data em que pode ser feito e solicite a digitalização QR até essa data).
O 1~2º dia após anunciar a largada é relativamente tranquilo, mas o progresso desacelera a partir do 3º dia.
Provavelmente há dois motivos para isso.
- Você não está motivado a fazer um inventário em primeiro lugar.
- Você esqueceu de fazer o inventário de alguns equipamentos.
(1) está fora de questão, mas na maioria dos casos, (2) é um padrão de esquecer de escanear o QR de itens pequenos, como celulares e roteadores móveis, mesmo que o inventário dos equipamentos principais, como um PC, já tenha sido concluído.
Na verdade, o segundo é mais problemático que o primeiro, e como acredito que "terminei o inventário", mesmo que eu poste um anúncio nas redes sociais da empresa ou no mesmo e-mail da newsletter, ele não vai grudar na pessoa em questão.
Então, o que devo fazer?
…… Aproveite arquivos de progresso e grupos de conversa.
Filtre a planilha Equips pelas colunas "Data do Inventário" e "Implementador de Inventário" para criar uma lista de dispositivos não implementados. Gere uma cópia e cola disso como um arquivo separado para apresentação e ordene por usuário. Crie um grupo de chat no Teams com os usuários listados como membros e anexe uma lista de dispositivos não implementados para fazer um anúncio em grupo apenas para o público-alvo.
Aliás, para eliminar duplicatas nos nomes dos desimplementadores, inicie o PowerShell e use o seguinte comando. Quando você executar, ele remove duplicatas das strings na área de transferência. Você também pode copiar colunas do Excel.
A maneira mais fácil de usar é colar o comando seguinte em uma janela do PowerShell, copiar as colunas do Excel e executar o comando no PowerShell.
'''powershell Get-Clipboard | Ordenar-Objeto | Get-Unique | Set-Clipboard
Se você escrever a mensagem na frase **"Este chat é enviado para um membro que ainda não terminou de fazer o inventário",** é bastante eficaz para quem pensa "Terminei~".<br> Além disso, a menos que você termine o inventário e saia do grupo, as atividades são adicionadas ao Teams para responder "Eu consegui!" de cada membro, o que é extremamente irritante.
Portanto, o **inventário avança sem lembretes adicionais, o que é um efeito agradável para quem está no comando**. É como um ataque combo em um jogo de cartas que reduz os pontos de vida do oponente a cada turno.
**A vida daqueles que ainda não implementaram isso há muito tempo é zero!" **
Enquanto murmura, a pessoa responsável só precisa olhar para a tela do grupo do chat. Ah, néctar de néctar.
## É por isso
Pessoal de gestão de ativos em todo o país (ou até no mundo), por que não realizar um **kaizen 1440 vezes mais eficiente com a Colorkrew Biz**?