O inimigo da falta de papel! Se você gerencia correspondência, assuntos gerais serão mais fáceis [Eficiência operacional]

O teletrabalho está se tornando mais comum hoje em dia, mas você está tornando o escritório sem papel?
Existem muitas empresas que nem pensaram nisso desde o início, ou estão pensando nisso, mas não estão progredindo.

No mundo de hoje, onde o coronavírus está se espalhando e o teletrabalho é essencial, parece que criar um sistema que responda apenas a dados sem precisar trabalhar na empresa parece ser um problema.

Portanto, desta vez, gostaria de contar sobre a correspondência postal que pode ser facilmente introduzida e iniciada como o primeiro passo para alcançar a ausência de papel.

O sem papel está se tornando comum?

Pessoal, vocês não acham que a imagem do trabalho administrativo é que há muitos documentos em papel na mesa?

O back office refere-se a assuntos gerais, recursos humanos, contabilidade, trabalho administrativo e administrativo, gestão de sistemas de informação, assuntos jurídicos, etc. É indispensável para uma comunicação fluida e fluida com clientes e operações internas.

No entanto, agora que a pandemia de coronavírus está em uma era em que a eficiência das operações administrativas é necessária, parece que muitas empresas estão considerando adotar o uso do papel sem papel.

O trabalho administrativo é caracterizado por faturas, contratos, ordens de compra e correspondência... De qualquer forma, geralmente é gerenciado no papel. Não sou bom em gestão de papel, então não consigo fazer isso.

A lei sobre produção sem papel foi promulgada em 2004 com a "Lei dos Documentos Eletrônicos" e posteriormente alterada para permitir que alguns scanners armazenem recibos e outros documentos. Há um contexto para a mudança na lei que está incentivando as empresas a adotarem a ausência de papel.

Ainda assim, quando converso com a pessoa responsável pelos assuntos gerais, ouvi dizer que ainda existem muitos documentos em papel que são difíceis de converter em dados, e é difícil gerenciar.

Ao optar pelo formato sem papel, você precisa organizar e considerar qual trabalho usar e qual sistema optar pelo sem papel. Mesmo que você faça a mudança internamente, precisa comunicar os benefícios para as pessoas da empresa, então vamos fazer isso imediatamente! Parece bem difícil.

Benefícios de Ficar sem Papel

Então, quais são os benefícios de optar pelo papel sem papel? Gostaria de pensar sobre isso novamente aqui.

O mais importante é que será mais rápido do que se comunicar dentro da empresa com documentos em papel, e você terá mais tempo para dedicar a outras tarefas, o que vai melhorar sua eficiência no trabalho.

Além disso, se sua mesa estiver cheia de documentos, leva tempo para descobrir onde e verificar o que está lá, mas se você converter em dados, pode recuperar imediatamente os materiais que quer.

E reduzir os custos de papel e impressão também levará a custos mais baixos. Por exemplo, ao tornar o correio sem papel e convertido em dados, os custos de carimbos e envelopes serão reduzidos, e os serviços gerais não precisarão mais ir ao escritório apenas para o correio, mesmo estando em teletrabalho.

Dessa forma, tem a vantagem de reduzir o tempo de trabalho que vinha levando até então, aumentar a eficiência operacional e reduzir custos.

Se você optar pelo papel sem papéis, poderá "levar seu tempo e focar no trabalho que quer fazer".

Descobrimos que os benefícios de optar pelo formato sem papel levam à eficiência operacional e à redução de custos, mas há algumas coisas que exigem envio de artigos.

Pode ser uma fatura ou um orçamento.
Acho que algumas empresas dizem que é aceitável digitalizar esse documento e anexá-lo ao e-mail, mas acho que a maioria das empresas quer que seja enviado em papel.

Também trabalho com vendas, e há várias empresas que digitalizam essas coisas, mas a maioria ainda me pergunta: "Você pode me enviar um papel?"

Agora que o desastre do coronavírus se tornou cada vez mais teletrabalho, há um problema de que você precisa ir trabalhar só para imprimir faturas e colocá-las em envelopes.

Mesmo que você queira enviar de casa, é complicado que leve um tempo inesperado para preparar impressoras, envelopes, selos e enviar pelo correio.

Se quiser começar a usar o papel sem papel, comece com correspondência

Afinal, preciso ir ao escritório para enviar faturas e contratos pelo correio?

Não, com a Colorkrew Biz, você pode facilmente optar por um papel sem papel ao enviar esses documentos pelo correio!

O Colorkrew Biz, uma ferramenta de concierge empresarial que reduziu trabalhos ™ sem nome relacionados a pessoas, bens e dinheiro, adicionou uma nova "função postal", então vamos mostrar como usar essa função.

Essa função postal funciona com as cartas web do Japan Post, permitindo que você envie correspondências facilmente de casa.

O que é uma Web Letter?

Web Letter é um serviço de envio postal no qual os Correios Japoneses realizam impressão de texto, impressão de endereços, embalagem de envelopes, afixação de selos, envio e entrega, simplesmente enviando um arquivo Word ou PDF, inserindo o remetente e o endereço, e os Correios Japoneses executam tudo de uma vez.

*Citado do site do Japan Post

Função Postal Como Usar

(1) Faça login no portal de usuários do Colorkrew Biz e crie um novo e-mail

(2) Envie os dados que deseja enviar pelo correio

(3) Selecionar o remetente e o destino

(4) Após confirmar o conteúdo, será encaminhada para a carta web.

(5) Conclua o procedimento de envio com uma carta web

Vamos deixar o papel sem papel e reduzir o peso do trabalho!

Com essa função, você não precisa preparar sua própria impressora, papel, envelopes ou selos, mesmo estando em casa. Os Correios do Japão enviarão para você pelo correio, para que você possa responder aos pedidos de documentos em papel. Neste desastre do coronavírus, é muito conveniente poder enviar correspondência de casa!

Esperamos que a Colorkrew Biz possa ajudar você a tirar o peso do seu trabalho e a começar a trabalhar no seu trabalho o máximo possível.

Se você tiver interesse, fique à vontade para nos contatar.