종이 없는 정책의 적! 우편을 관리하면 일반 업무가 더 쉬워질 거야 [운영 효율성]

요즘 재택근무가 점점 더 보편화되고 있지만, 사무실을 종이 없는 곳으로 만들고 있나요?
처음부터 이 문제를 생각하지 않았거나, 생각 중이지만 진전이 없는 회사들이 많습니다.

오늘날 코로나바이러스가 확산되고 재택근무가 필수적인 상황에서, 회사에 출근하지 않고 데이터에만 대응할 수 있는 시스템을 만드는 것이 문제로 보입니다.

그래서 이번에는 쉽게 도입하고 시작할 수 있는 우편 통신에 대해 말씀드리고자 합니다. 이 서비스는 페이퍼리스를 실현하는 첫걸음으로 삼을 수 있습니다.

페이퍼리스가 널리 보급되고 있을까요?

여러분, 백오피스 업무의 이미지가 책상 위에 종이 문서가 많다는 거 아니에요?

백오피스는 일반 업무, 인사, 회계, 행정 및 행정 업무, 정보 시스템 관리, 법무 업무 등을 의미합니다. 고객과의 원활하고 원활한 소통 및 내부 운영을 위해 필수적입니다.

하지만 코로나바이러스 팬데믹이 백오피스 운영의 효율성이 요구되는 시대에 접어들면서, 많은 기업들이 페이퍼리스 전환을 고려하고 있는 것 같습니다.

백오피스 업무는 송장, 계약서, 구매 주문서, 우편으로 특징지어집니다... 어쨌든 보통 종이로 관리됩니다. 저는 종이 관리에 능숙하지 않아서 할 수 없습니다.

무문서 생산에 관한 법률은 2004년에 "전자 문서법"으로 제정되었으며, 이후 일부 스캐너가 영수증 및 기타 문서를 저장할 수 있도록 개정되었습니다. 법률 변경에는 기업들이 종이 없는 방식을 채택하도록 장려하는 배경이 있습니다.

그럼에도 불구하고 총무 담당자와 이야기를 나눠보니, 여전히 데이터로 변환하기 어려운 종이 문서가 많고 관리도 어렵다는 이야기를 들었습니다.

페이퍼리스로 전환할 때는 어떤 업무와 시스템을 사용할지 정리하고 고려해야 합니다. 내부에서 변경하더라도 회사 내 사람들에게 이점을 전달해야 하니 바로 합시다! 꽤 어려워 보입니다.

페이퍼리스 전환의 이점

그렇다면 페이퍼리스 전환의 이점은 무엇일까요? 여기서 다시 한 번 생각해보고 싶습니다.

가장 중요한 것은 회사 내에서 종이 문서로 소통하는 것보다 더 빠르고, 다른 업무에 더 많은 시간을 쓸 수 있어 업무 효율성이 향상된다는 점입니다.

또한, 책상이 문서로 가득 차 있다면 어디에 있는지 파악하고 확인하는 데 시간이 걸리지만, 데이터를 변환하면 원하는 자료를 바로 찾을 수 있습니다.

종이와 인쇄 비용을 줄이면 비용도 낮아질 것입니다. 예를 들어, 우편물을 종이 없이, 데이터로 변환하면 우표와 봉투 비용이 줄어들고, 일반 업무가 재택근무 중임에도 우편물 때문에 사무실에 오지 않아도 됩니다.

이렇게 지금까지 걸린 작업 시간을 단축하고, 운영 효율성을 높이며, 비용을 절감할 수 있다는 장점이 있습니다.

페이퍼리스로 전환하면 "천천히 하고 싶은 일에 집중할 수 있다"고 할 수 있습니다.

우리는 페이퍼리스 전환의 이점이 운영 효율성과 비용 절감으로 이어지지만, 일부 사항은 종이 제출이 필요하다는 것을 발견했습니다.

청구서일 수도 있고 견적서일 수도 있습니다.
어떤 회사는 이 문서를 디지털화해서 이메일에 첨부해도 괜찮다고 하지만, 대부분은 종이로 보내길 원한다고 생각합니다.

저도 영업 업무를 하고 있는데, 이런 것들을 디지털화하는 회사가 꽤 많지만, 대부분 사람들은 여전히 저에게 "종이 한 장 보내줄 수 있나요?"라고 묻습니다.

코로나 재난이 점점 더 재택근무가 진행되면서, 송장을 출력해 봉투에 넣으려고 출근해야 하는 문제가 생겼습니다.

집에서 우편으로 보내고 싶더라도, 프린터, 봉투, 우표 준비, 우편 발급 과정에 예상치 못한 시간이 오래 걸려 번거롭습니다.

종이 없는 생활을 시작하고 싶다면, 우편물부터 시작하세요

결국 청구서나 계약서를 우편으로 보내려면 사무실에 와야 하나요?

아니요, Colorkrew Biz를 이용하면 이 문서들을 우편으로 보낼 때 쉽게 페이퍼리스로 전환할 수 있습니다!

사람, 상품, 돈과 관련된 이름 없는 작업을 ™ 줄인 비즈니스 컨시어지 도구인 Colorkrew Biz가 새로운 "우편 기능"을 추가했으니, 이 기능 사용법을 알려드리겠습니다.

이 우편 기능은 일본 우편의 웹레터와 연동되어 집에서 편리하게 메일을 보낼 수 있습니다.

웹 레터란 무엇인가요?

웹 레터는 일본 우체국이 텍스트 인쇄, 주소 인쇄, 봉투 포장, 우표 부착, 배송, 배송 및 배송을 수행하는 우편 배송 서비스로, 단순히 워드 또는 PDF 파일을 업로드하고 발송인과 주소를 입력하면 일본우체국이 동시에 모든 작업을 수행합니다.

*일본 우편 웹사이트에서 인용됨

우편 기능 사용 방법

(1) Colorkrew Biz 사용자 포털에 로그인하여 새 메일을 생성하세요

(2) 발송할 데이터를 업로드하세요

(3) 발신자와 목적지 선택

(4) 내용이 확인된 후 웹 레터로 전달됩니다.

(5) 웹 레터로 배송 절차를 완료하세요

페이퍼리스로 전환하고 업무 부담을 줄이자!

이 기능을 사용하면 집에 있어도 프린터, 종이, 봉투, 우표를 직접 준비할 필요가 없습니다. 일본 우체국에서 우편으로 보내주니 종이 문서 요청에 답변할 수 있습니다. 코로나 재난 속에서 집에서 우편물을 보낼 수 있어 매우 편리합니다!

Colorkrew Biz가 여러분이 업무의 부담을 덜고 최대한 업무에 집중할 수 있도록 도와주길 바랍니다.

관심 있으시면 언제든지 연락해 주세요.