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이 시기 얘기가 나와서 말인데......
그래서 학기 말이죠. 세기의 끝이 아니라는 점이 오히려 다행입니다. 세계의 기업 부서에서는 6개월에 한 번 하는 큰 일이고, 재고를 점검할 때입니다.
귀사는 재고 관리를 어떻게 하나요?
대개는 데이터베이스나 엑셀에서 관리하는 장비 목록을 출력하고, 데이터를 내보내며, 인쇄물과 파일을 각 부서에 넘긴 뒤 "실제 제품을 확인하라"고 요청하는 방식입니다.
사실 Colorkrew도 예전에 그렇게 했었죠. 하지만 여기에는 많은 문제가 있습니다.
가장 중요한 것은 속도입니다. 재고 관리는 원래 본사의 업무이며, 영업이나 개발을 요청해도 미루는 경우가 많고 결과가 쉽게 돌아오지 않습니다.
또한, 이 작업은 연 2회만 이루어지기 때문에 어떻게 수행해야 할지 철저하지 않고, 실제 확인 결과에 누락이 있거나 정보가 약간 흐릿할 수 있습니다.
그럴 경우, 담당자는 출장을 가서 이상한 데이터를 다시 조사해야 할 것이다.
사실 그 당시에는 한 달 이상 걸렸습니다. 그 당시에는 데스크톱 PC가 책상 아래에 설치되는 경우가 많았고, 그는 "감정 시스템은 기어가는 일이다" 라고 말했습니다.
이를 개선하는 방법은 "재고(물리적 확인) 작업을 단순화하는 것"입니다. 작업이 단순하면 즉시 실행할 수 있고, 작업 내용이 단순화되면 실수가 적습니다.
또한, 반환된 결과를 원본 원장 데이터와 일치시키는 데 많은 주의가 필요합니다(인쇄물이라면 수작업 입력, 수동 입력), 체계적이라면 개선할 수 있습니다.
"재고 업무 단순화", 이를 어떻게 활용할지, 저희의 추천은 물론 Colorkrew Biz입니다. 장비 관리를 위한 "재고" 기능.
앱으로 기기에 부착된 자산 스티커의 QR 코드를 스캔하고 [재고] → [확인]을 클릭하세요. 실제 제품을 누가 언제 확인했는지가 비즈니스 데이터베이스에 기록됩니다.
물론, Colorkrew Biz는 인터넷 서비스이기 때문에, 확인하는 사람이 사무실에 있든 재택근무를 하든 상관없습니다.
참고로, 저희 회사는 브라질에도 사무실이 있으며, 실제 제품 확인 관련 정보도 그곳에서 빠르게 전달되고 있습니다.
브라질은 지구 반대편에 있고, 중심 중심지 바로 뒤에 위치해 있습니다. "토탈 리콜 (2012)"를 원한다면 "더 폴"을 선택하세요.
데이터가 쉽게 집계될 수 있게 되면, 인간은 진행 상황을 알고 싶어하는 것이 자연스럽습니다.
이번에는 제가 진행 상황을 관리하는 방법을 설명하고자 합니다. 저는 엑셀을 사용합니다.
기능적 표현이 꽤 길어질 예정이지만, 협조해 주셔서 감사합니다.
그럼 가자.
준비
먼저, 진행 상황을 확인할 파일을 생성하세요. 이는 자산 유형에 따라 다른 사람이 관리하거나, 월별 지출이 있든 없든 원장을 잘못 관리할 수 없기 때문에 원장이 나뉘어 있기 때문입니다.
하지만 재고 업무에서는 '누가 어떤 장비를 사용하는지 파악'하는 방식이 동일하므로, 원장에 데이터를 수집하고 매번 진행 상황을 확인할 파일을 만듭니다.
엑셀을 시작해서 '빈 워크북'을 만드세요. 작성해야 할 시트는 두 개입니다. 시트 이름과 역할은 다음과 같습니다.
- "항목" ...... 아래에 설명된 종이의 이름을 입력하여 이력을 확인하세요.
- "장비" ...... 이는 물리적 확인의 진행 상황과 일관성을 확인할 것입니다.
장비 시트 만들기
먼저, Equips를 위한 구조를 만드세요. 첫 번째 줄은 역사와 진행 상황을 표시하는 데 사용되니, 두 번째 줄에는 다음 아이템 이름을 넣으세요.
- 자산 번호
- 재고 날짜
- 재고 차장
- 사용자
- 사용자 이메일 주소
- 예정된 날짜
- 일관성
- 추가 조건 및 정보
- 다음은 장비 정보(장치 유형, 이름, 모델 번호, 도입일 등)입니다.
현재 두 가지 중요한 점이 있습니다.
기기를 사용하는 사람에 대한 정보를 Colorkrew Biz의 사용자 정보와 일치시키세요.
위 주소는 사용자의 이메일 주소입니다. 이 주소와 Colorkrew Biz에 등록된 우편물을 키로 사용해 사용자가 직접 재고를 확인했는지 확인하세요.
다른 하나는 셀의 표시 형식입니다. 날짜로 표시해야 하는 항목(예: 재고 날짜)에 대해 열을 선택하고 셀 표시 형식을 "date" 형식으로 설정하세요. 이 설정을 잊으면 날짜가 Excel 내부 처리 번호로 표시되어 "이게 뭐죠?"라는 상태가 됩니다.
아이템 설정을 마치면, 원장 파일이나 데이터베이스에서 해당 기기와 관련된 각 항목을 게시하면 됩니다.
처음으로 비즈니스 데이터를 가져오기
그 후 Equips 시트의 셀에 함수 표현식을 채우지만, 데이터 없이는 디버깅이 불가능합니다. 그래서 첫 번째 데이터를 만듭니다.
새 시트를 만들고 데이터 다운로드 날짜를 표명합니다(위에서 설명한 '나중에 설명된' 기록을 사용하는 시트입니다).
지금 이 시점에서 알아야 할 점들.
시트 이름에 마이너스(-)나 슬래시(/)를 넣으면 NG입니다. 함수식에서 연산자로 판단되어 데이터가 참조되지 않습니다.
8자리 숫자도 괜찮지만, 함수식이 읽기 어렵기 때문에 연, 월, 요일에 권장되는 경계 기호는 밑줄(_)입니다.
날짜 시트를 얻으면 Colorkrew Biz 대시보드에 접속해 Fixtures → Reports를 열고 장비 재고 기록을 선택하세요.
"재고 시작 일"부터 "오늘까지" 기간을 지정해 파일을 다운로드하세요.
저장된 CSV 파일을 엑셀에서 열어보세요. 모두 선택한 후 이전에 만든 "날짜" 시트에 복사해서 붙여넣기하세요.
복사해서 붙여넣기 마치면 참고용 데이터를 생성하세요.
아이템 시트를 열고 A1 셀에 "날짜" 시트의 시트 이름을 입력하세요. 새 "날짜" 시트를 만들고 재고 기록 csv를 복사해서 붙여넣은 다음, A2, A3, A4 열에 시트 이름을 채우세요...... 이런 식으로 계속 입력하세요.
함수형 작성
진행 상황과 실제 확인이 사용자의 손으로 이루어졌는지 확인할 준비를 하겠습니다. 장비 시트의 셀(열)에 다음 함수 표현식을 작성하세요.
또한, 장비로 등록된 항목 수는 공식의 셀 범위 지정에 $2000으로 표기됩니다. Colorkrew의 경우 실제로 약 1800 라인이지만, 최대 2000라인까지 약간의 여백을 두고 지정할 수 있습니다. 귀사의 상황에 맞게 조정해 주시기 바랍니다.
"날짜 선택" 셀
먼저, 기록을 쉽게 참고할 수 있도록 A1 셀에 입력 제한을 설정해 봅시다.
입력 규제 대화상자에서 "목록"을 선택하고 항목 시트의 약 15~30행 A행을 선택하세요. 이제 A1 셀의 드롭다운 리스트를 선택하여 과거 진행 상황 데이터를 쉽게 확인할 수 있습니다.
재고 날짜 열(Record Date Column)
다음 공식으로 B3 셀을 채우고, 장비 정보가 있는 열의 끝에 복사해 붙여넣으세요.
'''문자 =LET( Date, XLOOKUP( A3, INDIRECT( $A$1&"!$C$2:$C$2000" ), INDIRECT( $A$1&"!$T$2:$T$2000"), 0 ), IF( Date=0, "", Date ) )
#### "재고 구현자" 칼럼
다음 공식을 C3 셀에 입력한 후 열의 끝에 복사해 붙여넣으세요.
'''문자
=LET( 자산 영역, 간접 ( $A$1&"!$C$2:$C$2000" ), Name, XLOOKUP( A3, 자산 영역, 간접 ( $A$1&"!$R$2:$R$2000" ), "" ) & " " & XLOOKUP( A3, 자산 영역, 간접( $A$1&"!$S$2:$S$2000" ), "" ), IF( 이름=" ", "", 이름 ) )
"일관성" 칼럼
다음 공식을 G3 셀에 입력한 후 복사해서 열의 끝에 붙여넣으세요.
'''문자 =LET( Aka, XLOOKUP( A3, INDIRECT( $A$1&"!$C$2:$C$2000" ), INDIRECT( $A$1&"!$P$2:$P$2000" ), "" ), IF( C3=", "", IF( Aka=E3, "○", "×" ) )
#### "진행 표시" 셀
함수 표현식을 입력하기 전에 B1 셀의 표시 형식을 "퍼센트"로 변경하세요. 소수점 아래에 약 두 자리 정도의 유효 숫자가 있으면 좋을 것 같습니다. 그래서 B1 셀에 다음 공식을 입력하세요.
'''문자
=COUNTIF( $C$3:$C$2000, "=?*" ) / COUNTA( $A$3:$A$2000)
그거야! 파일 저장하는 거 잊지 마.
진행 파일 사용 방법
기본적으로 비즈니스 관리 화면에서 재고 기록 데이터를 다운로드하고, 내용을 해당 날짜의 시트에 복사해 붙여넣고, "날짜" 시트의 시트 이름을 목록에 추가하기만 하면 됩니다.
재고 QR 스캔(물리적 확인)이 수행되면 수행자와 날짜가 표시됩니다. 하지만 재고를 확인한 사람이 등록 사용자일 경우, "매칭" 열에 "○"가 추가됩니다.
Biz를 사용하는 좋은 점은 누군가가 "재고를 확인하고 있나요?"라고 물으면 1분 만에 최신 데이터를 업데이트하고 소수점 두 자리까지 진행 속도에 즉시 답할 수 있다는 것입니다.
종이 기반 재고 관리가 하루에 한 번 업데이트되던 시절과 비교하면, 이는 무려 1440배나 더 효율적입니다 (w
모치토 실용 기술
Colorkrew는 3월 또는 9월 첫째 주에 QR 스캔을 실시하여 재고 조사를 진행합니다(해당 기간 동안 재고 조사가 불가능할 경우, 해당 날짜까지 QR 스캔을 요청해 주시기 바랍니다).
시작 발표 후 1~2일째는 비교적 순조롭지만, 3일째부터는 진행 속도가 느려집니다.
아마도 두 가지 이유가 있을 것입니다.
- 처음부터 재고를 조사할 동기가 없습니다.
- 장비 재고 확인을 깜빡했어.
(1) 불가능하지만, 대부분의 경우 (2) PC 같은 주요 장비 재고가 완료되었음에도 불구하고 휴대전화나 모바일 라우터 같은 소형 물품의 QR QR 스캔을 깜빡하는 패턴입니다.
사실 후자가 전자보다 더 번거롭고, "재고 조사를 완료했다"고 믿기 때문에 회사 SNS나 같은 뉴스레터 이메일에 공지를 올려도 해당 사람에게 전혀 남지 않습니다.
그럼, 저는 어떻게 해야 할까요?
…… 진행 상황 파일과 단체 채팅방을 활용하세요.
장비 시트를 "재고 날짜"와 "재고 구현자" 열로 필터링하여 구현되지 않은 장치 목록을 만듭니다. 이 파일을 별도의 파일로 복사해 붙여넣기 하여 발표하고 사용자별로 정렬하세요. 나열된 사용자들을 회원으로 하여 Teams 그룹 채팅을 만들고, 미구현 장치 목록을 첨부하여 대상 청중에게만 그룹 공지를 하세요.
참고로, 실행하지 않은 사람들 이름의 중복을 없애려면 PowerShell을 실행하고 다음 명령을 사용하세요. 실행하면 클립보드 내 문자열에서 중복된 문자열을 제거합니다. Excel 열도 복사할 수 있습니다.
가장 쉬운 방법은 다음 명령을 PowerShell 창에 붙여넣고, Excel에서 열을 복사한 뒤 PowerShell에서 실행하는 것입니다.
'''파워셸 클립보드 가져오기 | 객체 정렬 | 고유 가져오기 | 클립보드 세트
**"이 채팅은 재고 조사를 완료하지 않은 회원에게 전송됩니다"** 라는 문장에 메시지를 적으면, "나 끝났어~"라고 생각하는 사람들에게 꽤 효과적입니다.<br> 게다가 인벤토리를 다 정리하고 단체 채팅방을 나가지 않으면, 다른 멤버들의 "해냈어!"라는 답장 메시지가 Teams에 추가되는데, 이게 정말 짜증나요.
따라서 **인벤토리는 추가 알림 없이 진행되며, 이는 책임자에게 좋은 효과다**. 카드 게임에서 상대의 생명력을 매 턴 깎는 콤보 공격과 같다.
**아직 그것을 실행하지 않은 사람들의 생명은 오래전에 0이었다!" **
중얼거리는 동안 담당자는 단체 채팅방 화면만 보면 된다. 아, 꿀 꿀.
## 그래서
전국(심지어 전 세계)의 자산운용 담당자 여러분, 왜 **Colorkrew Biz와 함께 1440배 더 효율적인 카이젠**을 실현하지 못하겠습니까?