Traduzido do 日本語 • Ver original 
Olá!
Este é o Shimojima, um escritor.
Neste artigo, vamos apresentar o documento sem papel e as três funções que podem ser usadas com o Colorkrew Biz.
Especialmente para aqueles responsáveis pelos assuntos gerais, este é um tema que gostaria que vocês vissem.
Eu ficaria feliz se fosse útil para assuntos gerais liderar a promoção da ausência de papel.
Quais são os 6 benefícios de optar pelo papel sem papel?
Um conjunto de documentos administrativos que acumula cada vez mais no trabalho diário.
Há benefícios em tornar esses documentos sem papel.
Especificamente, os benefícios são:
Eliminar a necessidade de espaço de armazenamento de documentos e utilizá-lo para outros fins
Ao optar pelo uso sem papel, não há necessidade de prateleiras que antes armazenavam documentos.
Você também pode reduzir o custo de "comprar novas prateleiras para armazenar documentos que não podem ser inseridos".Se o espaço vago for efetivamente usado como espaço de concentração para trabalho e sala de refrescos, a produtividade dos funcionários aumentará.
Previne perdas devido a terremotos, desastres e deterioração do papel
Ficar sem papel também é útil quando documentos importantes em papel ficam ilegíveis devido a terremotos ou desastres.
Não haverá mais problemas que tornem os documentos ilegíveis devido à deterioração do papel.Evitar o risco de vazamento de informações retirando informações confidenciais no papel
Se uma empresa gerencia informações confidenciais no papel, é impossível saber quem as retirou e, no pior dos casos, há risco de vazamento de informações devido à perda ou deslocamento.Se você optar pelo formato sem papel e gerenciar com dados, terá menos preocupações desse tipo.
No entanto, nem tudo é seguro se você gerencia seus dados, e é importante adotar medidas de segurança, como restringir o acesso
Recuperar imediatamente informações por meio de conversão de dados
Você poderá consultar os livros e documentos relevantes na rede de qualquer lugar.
Como resultado, não há necessidade de procurar documentos para ler, o que leva a uma maior eficiência no trabalho.Redução dos custos de processamento de documentos em papel
De acordo com uma pesquisa realizada por 11 empresas membros do Keidanren, o custo de preservação dos documentos fiscais é estimado em cerca de 300 bilhões de ienes por ano.
Adotar o uso do papel zero também contribui para reduzir esses custos de armazenamento.Facilita o trabalho remoto
Se documentos sem papel eliminarem a comunicação em papel, não haverá necessidade de ir ao escritório imprimir materiais internos de reunião quando for necessário migrar para o trabalho remoto durante um desastre ou pandemia.
E é possível facilitar reuniões online.
Gestão de riscos tornando-se sem papel também é importante!
Também há uma desvantagem em digitalizar todos os documentos tornando-os sem papel.
Esses são problemas como perda externa de dados eletrônicos devido a vazamento de informações e estado de invisibilidade quando ocorre falha do sistema.
Para problemas de vazamento de informações, é necessário fortalecer as medidas internas de segurança, e para falhas de sistema, é necessário adotar medidas como backups completos do sistema e segurança de múltiplos destinos de armazenamento.
6 Tarefas Facilitadas ao Ficar Sem Papel
"Já vi as vantagens e desvantagens de mudar de papel, mas o que vai facilitar meu trabalho ao ser sem papel?"
Aqui, gostaria de analisar o trabalho que facilita com exemplos específicos responder a essas perguntas.
Facilitação da digitalização e gestão em nuvem
Ao adotar o formato sem papel, os documentos podem ser gerenciados eletronicamente e na nuvem.Ao eliminar a necessidade de assinaturas e lacres analógicos em papel, é possível reduzir o tempo necessário para as inscrições aos supervisores, aprovação pelo departamento de recursos humanos e trabalhos de pagamento.
Como o trabalho no sistema foi concluído, será possível aprovar sem problemas mesmo que o chefe esteja ausente e você não esteja no escritório remotamente.
Se você usar contratos eletrônicos com parceiros comerciais, não precisará mais carimbar ou enviar contratos pelo correio.
Facilitar o compartilhamento de manuais de negócios, materiais de venda, etc.
Você pode tornar manuais comerciais e materiais de vendas sem papel e reduzir o tempo e esforço de imprimir papel.
Reuniões online também podem ser realizadas enquanto se compartilha materiais na tela.
Além disso, pedidos de compra, orçamentos, faturas, etc., podem ser enviados e recebidos online.Facilite o tempo e a presença
O gerenciamento de frequência, que antes era feito com cartões de ponto, será sistematizado e facilitado.A equipe de assuntos gerais verifica os cartões de ponto em papel de todos os funcionários no final do mês, liberando-os do trabalho analógico de registrar a presença no Excel.
Facilite os contracheques
Os contracheques que são entregues no papel todo mês são algo bom.
No entanto, considerando optar pelo uso sem papel, gostaria de eliminar os contracheques em papel.Como gerente de assuntos gerais, o transtorno de imprimir, encapsular e distribuir contracheques e o ônus de enviar correios para funcionários terceirizados são complicados.
Se for digitalizado e sem papel, cada funcionário poderá consultar seu salário a qualquer momento na internet, o que melhorará a eficiência do trabalho.
Facilitar a aplicação a ser usada para reembolso de despesas
Algumas empresas podem enviar um formulário de inscrição para despesas de transporte, como cartões IC e tarifas de táxi, no papel.Essas aplicações em papel também podem ser feitas sem papel.
Adotar o formato sem papel pode reduzir o tempo que os assuntos gerais levam para verificar e inserir no software, além de corrigir e aprovar erros.
Facilitar a reserva de salas de reunião
Em algumas empresas, o gerente de assuntos gerais insere o status de reserva da sala de conferências no Excel e o compartilha com todos os funcionários.É complicado para quem usa a sala de conferências imprimir a folha de reserva toda vez, e o custo do papel é desperdiçado.
Esses problemas podem ser resolvidos tornando-se sem papel usando um sistema de reservas.
Todos os funcionários poderão compartilhar o status da reserva da sala de reunião no sistema.
Não há necessidade de a equipe de assuntos gerais se esforçar para verificar o status da reserva do candidato.
3 Recursos de Gerenciamento da Colorkrew Biz para Conveniência Sem Papel
A Colorkrew Biz oferece três recursos que podem ser usados para tornar o formato sem papel.
O gerenciamento de presença é uma função de ligação de ponto da Colorkrew Biz!
O gerenciamento analógico de frequência, como bater o ponto com um cartão de ponto, pode ser resolvido com a função de gerenciamento de ponto da Colorkrew Biz.
O método é simples.
Primeiro, levante o código QR.
Em seguida, aperte o botão de entrada/saída e pronto.
É muito simples, não é?
Esse método elimina o transtorno de ter que passar pelo cartão de ponto quando você chega ao trabalho.
Como gerente de assuntos gerais, você está livre do incômodo de coletar cartões de ponto e inseri-los no Excel.
Se você tiver um endereço livre, também pode colocar um QR code dedicado ao trajeto de ida e volta de cada assento!
Quando um cartão de ponto é colocado em um lugar, é muito útil para mim sentir uma pressão psicológica de "Tenho que ir até aquele lugar e bater o ponto."
As reservas de salas de reunião são resolvidas com a função de reserva de equipamentos da Colorkrew Biz!
O incômodo da equipe de assuntos gerais que se esforça para verificar o status da reserva do candidato é resolvido pela função de status espacial da Colorkrew Biz.
Visualização do status espacial
Se você restringir a data pela situação de espaço na função de lista, pode ver "quais salas de reunião estão disponíveis" e "que tipo de reuniões estão acontecendo" em uma lista.
Se houver uma sala de conferências vazia, você pode fazer a reserva como está.
Não haverá trabalho em que o gerente de assuntos gerais precise checar as salas de conferências vagas uma por uma.
Evite vazamento de informações, problemas com restrições de acesso e login único!
Deixe o problema do vazamento eletrônico de dados para a Colorkrew Biz, que é uma preocupação devido à ausência de papel.
Restrições de acesso
Para garantir a conformidade com as políticas de segurança de cada empresa, os administradores podem definir restrições de uso de dispositivos e restrições de IP de origem de conexão a partir da tela de gerenciamento.
Você também pode acessar apenas dispositivos gerenciados pelo Intune, no gerenciamento de dispositivos móveis (MDM), que são responsáveis por monitorar o uso dos dispositivos, medidas de segurança e evitar que laptops, tablets e celulares sejam perdidos.
Suporte para login único
Você pode usar o single logon para usar e-mail e sistemas internos com um único ID e senha.
Isso evita o incômodo de digitar uma senha toda vez que você acessa e o risco de vazamento de informações devido ao vazamento de senha.
Ele suporta múltiplos serviços em nuvem como Azure AD, Google Workspace, Okta e HENNGE One. (*Custos iniciais adicionais serão incorridos.) ）
Conclusão
Neste artigo, abordamos os documentos internos sem papel e as funções que podem ser usadas com a Colorkrew Biz.
Havia seis vantagens em tornar o sem papel.
- Não é necessário criar espaço de armazenamento para documentos e pode ser usado para outros propósitos
- Previne perdas devido a terremotos, desastres e deterioração do papel
- Evitar o risco de vazamento de informações ao retirar informações confidenciais em papel
- Recuperar imediatamente informações digitalizando
- Redução dos custos de processamento de documentos em papel
- Facilita o trabalho remoto
Também percebi que seria mais fácil gerenciar a presença e reservar salas de conferência no trabalho real.
Embora seja mais fácil, você deve ter cuidado com questões de segurança, como vazamento de informações, mas se tomar medidas sólidas, não há nada a temer.
A Colorkrew Biz permite que você gerencie a frequência, reserve salas de reunião e cuide da segurança.
Por que não introduzir a Colorkrew Biz e optar pelo formato sem papel com os documentos?
Também temos essas outras funcionalidades, então, se você é responsável pelos assuntos gerais em uma empresa interessada, entre em contato conosco!