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최근에 친구들과 비즈니스 파트너들과 대화하다가 한 가지를 발견했습니다.
그게 바로 '일반 업무 담당자들이 재택근무에서 전혀 진전하지 못한다'는 점입니다.
회사 자체가 재택근무를 권장하더라도, 결국 총괄 매니저가 회사에 가야 한다는 말을 자주 듣습니다.
회사가 어떠신가요?
영업, 엔지니어, 기타 직업군은 재택근무를 하는데, 왜 혼자 출근해야 하나요? 일반 업무 담당자 중 일부는 불만족할 수 있습니다.
그런데 이번에는 왜 일반 업무 때문에 재택근무가 어려운가요?
우리는 그 이유와 해결 방법을 요약했습니다.
일반 업무 분야의 재택근무가 실제로 진전되고 있나요?
비상사태 선포로 재택근무를 도입한 기업들을 대상으로 Monthly General Affairs가 실시한 설문조사에서, 전체 업무가 완전히 재택근무라고 답한 기업은 3.4%에 불과했습니다.
반면, 20.0%의 기업은 매일 출근한다고 답했습니다.
원격 근무를 도입한 기업이 많을 수 있지만, 이 결과를 보면 일반 업무 분야에서 원격 근무에 큰 진전이 없습니다. 현실은 냉혹합니다...
*월간 일반 업무: 설문조사
일반 업무가 재택근무를 막는 가장 큰 이유는 무엇일까요?
그래서, 일반 업무를 재택근무하는 게 어렵나요?
계약서 봉인, 전화 응답, 장비 관리 등 내부에서만 할 수 있는 일도 있지만, 가장 큰 원인은 '우편 서신'입니다.
*월간 일반 업무: 설문조사
일반 업무 업무가 재택근무를 막는 우편 서신(수신)
우편 서신에는 두 가지 주요 측면이 있습니다.
먼저, 접수 서신부터 말씀드리겠습니다.
종이 대신 PDF와 같은 데이터로 변환하는 것이 가장 좋지만, 현재 많은 기업들이 송장이나 계약서와 같은 종이로 소통하고 있습니다.
매일 정리하지 않으면, 책임자에게 전달되지 않고 업무에 방해가 될 수 있다고 생각합니다.
이 문제를 해결하기 위해서는 일반 업무뿐 아니라 회사 전체에 걸쳐 놀라울 정도로 대규모 개혁을 통해 페이퍼리스로 전환해야 합니다.
음~, 페이퍼리스가 실현될 때까지 이걸 참아야 하나요?
하지만 이 부분이 더 쉬워지면 일반 업무의 부담이 크게 줄어들 것입니다.
설령 회사 간 송장과 계약이 종이 없어지더라도, DM과 카탈로그는 매일 전송됩니다.
제가 일하는 Colorkrew는 직원이 100명 조금 넘는 회사지만, 매일 수십 통의 우편물이 도착하기 때문에 누군가 매일 출근해서 정리하지 않으면 우편함이 금방 가득 찰 것입니다.
수천 명이 있는 대기업이라면, 하루 정도 우편물 정리를 중단하는 것만으로도 우편물 양이 엄청나게 많아질 텐데, 저는 그걸 생각하고 싶지 않습니다.
일반 업무가 재택근무를 막는 우편 통신(우편)
그리고 총무부에서 사무실로 오는 우편물은 단순히 받는 것뿐만 아니라 우편물에도 해당될 것이라고 생각합니다.
배송 데이터는 회사에서만 처리할 수 있다는 보안 문제, 집에 프린터가 없어 인쇄가 불가능하다는 점, 우표와 종이를 별도로 지불하고 비용을 환급하는 번거로움 등 다양한 문제가 있을 수 있습니다.
솔직히 외부로 우편물을 보내려고 할 때는 회사에서 일하는 게 더 편해서 사무실에 와서 한꺼번에 답장을 보내는 경우가 많습니다.
이렇게 우편물을 다루는 방법은 다양하며, 일반 업무가 업무에 참여해야 하는 이유를 이해합니다.
우편 DX는 일반 업무를 위한 원격 근무로 가는 첫걸음입니다!
현재 일반 업무에서 재택근무의 상황과 그것이 방해되는 이유들을 이해하고 있습니다.
하지만 이런 상황이 계속된다면 원격 근무는 영원히 진행되지 않을 것입니다. 좋은 방법이 있을까요?
일반 업무 부서는 "우편 DX(디지털 전환)"부터 시작했으면 합니다!
일반 업무 분야의 재택근무가 진전되지 않는 가장 큰 이유는 우편 서비스이기 때문에, 거기서부터 DX(디지털 전환)를 시작하는 것이 좋을 것 같습니다.
어디서부터 시작해야 할지 모르는 분들을 위해 IT 도구 사용을 권장합니다.
사람, 상품, 돈과 관련된 이름 없는 업무™를 줄인 비즈니스 컨시어지 도구인 Colorkrew Biz가 새로운 우편 기능을 추가했으니, 이 기능 사용법을 알려드리겠습니다.
이 우편 기능은 일본 우체국의 웹 레터와 연동되어 집에서 편지를 쉽게 보낼 수 있게 해줍니다!
직접 프린터, 종이, 우표를 준비할 필요는 없습니다.
웹 레터란 무엇인가요?
웹 레터는 일본 우체국이 텍스트 인쇄, 주소 인쇄, 봉투 포장, 우표 부착, 배송, 배송 및 배송을 수행하는 우편 배송 서비스로, 단순히 워드 또는 PDF 파일을 업로드하고 발송인과 주소를 입력하면 일본우체국이 동시에 모든 작업을 수행합니다.
*일본 우편 웹사이트에서 인용됨