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안녕하세요!
이쪽은 작가 시모지마입니다.
이 글에서는 페이퍼리스 문서와 Colorkrew Biz에서 사용할 수 있는 세 가지 기능을 소개하겠습니다.
특히 일반 업무를 담당하는 분들께 이 주제를 꼭 보셨으면 합니다.
일반 업무팀이 페이퍼리스 촉진에 앞장서면 좋겠습니다.
종이 없는 전환의 6가지 이점은 무엇인가요?
일상 업무 속에서 점점 쌓여가는 행정 문서 뭉치.
이 문서들을 종이 없이 만드는 데는 여러 이점이 있습니다.
구체적으로, 이점은 다음과 같습니다:
문서 저장 공간의 필요성을 없애고 다른 용도로 활용한다
종이 없는 방식으로 전환함으로써 문서를 보관하던 선반이 필요 없게 되었습니다.
또한 "입력할 수 없는 문서를 보관하기 위해 새 선반을 구입하는 비용"의 부담도 줄일 수 있습니다.빈 공간이 업무 집중 공간과 휴게실로 효과적으로 활용되면 직원들의 생산성이 향상됩니다.
지진, 재난, 종이 손상으로 인한 손실을 방지합니다.
지진이나 재난으로 중요한 종이 문서가 읽을 수 없게 될 때도 페이퍼리스 전환이 유용합니다.
종이 손상으로 인해 문서가 읽기 어려워지는 문제는 더 이상 없을 것입니다.기밀 정보를 종이에 제출하여 정보 유출 위험을 피하기
회사가 기밀 정보를 종이로 관리하면 누가 그것을 가져갔는지 알 수 없으며, 최악의 경우 분실이나 오실로 인한 정보 유출 위험이 있습니다.페이퍼리스로 전환하고 데이터로 관리한다면 이런 걱정이 줄어들 것입니다.
하지만 데이터를 관리한다고 해서 모든 것이 안전하지는 않으며, 접근 제한과 같은 보안 조치를 취하는 것이 중요합니다
데이터 변환을 통해 즉시 정보를 검색합니다
네트워크 내 관련 책과 문서를 어디서든 확인할 수 있습니다.
그 결과, 읽을 문서를 찾을 필요가 없어 업무 효율성이 향상됩니다.종이 문서 처리 비용 절감
11개 계단연 회원사들의 설문조사에 따르면, 세금 서류 보존 비용은 연간 약 3천억 엔으로 추정됩니다.
종이 없는 전환은 이러한 저장 비용 절감에도 기여합니다.원격 근무 촉진
종이 없는 문서가 종이 커뮤니케이션을 없애면, 재난이나 팬데믹 상황에서 원격 근무를 해야 할 때 사무실에 와서 내부 회의 자료를 출력할 필요가 없어집니다.
온라인 회의도 가능합니다.
페이퍼리스 전환을 통한 위험 관리도 중요합니다!
또한 모든 문서를 종이 없이 디지털화하는 데에는 단점이 있습니다.
여기에는 정보 유출로 인한 전자 데이터 외부 손실이나 시스템 고장 시 볼 수 없는 상태와 같은 문제가 포함됩니다.
정보 유출 문제에 대해서는 내부 보안 조치를 강화해야 하며, 시스템 고장 시 철저한 시스템 백업과 다중 저장 장소 보안 같은 조치를 취해야 합니다.
6 종이 없는 업무로 더 쉬워졌다
"페이퍼리스의 장단점은 봤지만, 페이퍼리스가 내 일을 더 쉽게 만들어 줄 이유는 뭘까?"
여기서는 구체적인 예시와 함께 이런 질문에 답하기 쉽게 만드는 작업을 살펴보고자 합니다.
디지털화 및 클라우드 관리 촉진
종이 없는 문서로 전환함으로써 문서는 전자적으로나 클라우드에서 관리할 수 있습니다.아날로그 종이 서명과 봉인의 필요성을 없애면서, 감독자에게 신청서, 인사부서의 승인 작업, 그리고 지급 작업에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.
업무는 시스템에서 완료되기 때문에, 상사가 부재 중이거나 원격으로 사무실에 있지 않아도 원활하게 승인할 수 있습니다.
비즈니스 파트너와 전자 계약서를 사용한다면, 더 이상 계약서에 도장이나 우편 발송이 필요 없습니다.
비즈니스 매뉴얼, 판매 자료 등의 공유를 촉진합니다.
비즈니스 매뉴얼과 판매 자료를 종이 없이 만들 수 있어 종이 인쇄 시간과 노력을 줄일 수 있습니다.
온라인 회의는 화면에 자료를 공유하면서 진행할 수도 있습니다.
또한 구매 주문서, 견적서, 송장 등도 온라인으로 송수신할 수 있습니다.출근 시간과 근무 시간을 더 쉽게 만들기
출석 관리는 과거 출근 기록으로 이루어졌으며, 이제는 체계화되고 더 쉽게 만들어질 것입니다.총무 직원들은 월말에 모든 직원의 종이 출근 기록을 점검하여 엑셀에 출석을 입력하는 아날로그 작업을 해방시킵니다.
급여 명세서를 쉽게 작성하기
매달 종이에 나눠주는 급여 명세서도 좋은 기능입니다.
하지만 종이 없는 전환을 고려하고 있어서 종이 급여 명세서를 없애고 싶습니다.총괄 업무 관리자로서 급여명세서를 인쇄, 캡슐화, 배포하는 번거로움과 외주 직원에게 우편으로 보내는 부담이 매우 번거롭습니다.
디지털화되고 종이 없는 방식이라면 각 직원은 언제든지 웹에서 급여를 확인할 수 있어 업무 효율성이 향상됩니다.
비용 환급 신청을 용이하게 할 수 있도록
일부 회사에서는 IC 카드나 택시요금 등 교통비 신청서를 종이로 제출하기도 합니다.이러한 종이 지원서도 종이 없이 만들 수 있습니다.
페이퍼리스로 전환하면 일반 업무가 소프트웨어를 확인하고 입력하는 데 걸리는 시간과 오류를 수정하고 승인하는 데 걸리는 시간을 줄일 수 있습니다.
회의실 예약 촉진
일부 회사에서는 총괄 업무 관리자가 회의실 예약 상태를 엑셀에 입력해 모든 직원과 공유하기도 합니다.회의실을 이용하는 사람들이 매번 예약지를 출력하는 것은 번거롭고, 종이 비용도 낭비됩니다.
이러한 문제들은 예약 시스템을 이용한 페이퍼리스로 해결할 수 있습니다.
모든 직원은 시스템에 회의실 예약 상태를 공유할 수 있습니다.
일반 업무 직원이 신청자의 예약 상태를 굳이 확인할 필요는 없습니다.
3 종이 없는 편의를 위한 컬러크루 비즈니스의 관리 기능
Colorkrew Biz는 페이퍼리스로 전환할 수 있는 세 가지 기능을 제공합니다.
출석 관리는 Colorkrew Biz!의 출석 기록 연동 기능입니다!
출석 관리, 예를 들어 출근 체크와 같은 문제는 Colorkrew Biz의 출근 관리 기능으로 해결할 수 있습니다.
방법은 간단합니다.
먼저, QR 코드를 들어 보세요.
다음으로 출퇴근 체크 버튼을 누르면 끝입니다.
아주 간단하죠?
이 방법은 출근 시 근무 시간 카드를 확인하는 번거로움을 없애줍니다.
일반 업무 관리자로서 출퇴근 기록을 수집하고 엑셀에 입력하는 번거로움에서 벗어날 수 있습니다.
빈 주소가 있다면 각 좌석에 출퇴근 전용 QR 코드를 입력할 수도 있습니다!
출퇴근 기록이 한 곳에 놓여 있을 때, "저 장소에 가서 출근 기록을 해야 한다"는 심리적 압박감이 저에게 매우 도움이 됩니다.
회의실 예약은 Colorkrew Biz의 장비 예약 기능으로 해결됩니다!
일반 업무 직원들이 신청자의 예약 상태를 확인하느라 애쓰는 번거로움은 Colorkrew Biz의 공간 상태 기능 덕분에 해결됩니다.
우주 상태 시각화
목록 기능에서 공간 상황으로 날짜를 좁히면, "사용 가능한 회의실"과 "진행 중인 회의 종류"를 확인할 수 있습니다.
회의실이 비어 있다면 그대로 예약할 수 있습니다.
총괄 업무 관리자가 빈 회의실을 하나씩 점검해야 하는 일은 없습니다.
접근 제한과 싱글 사인온으로 인한 정보 유출 문제를 피하세요!
전자 데이터 유출 문제는 종이 없는 문제로 인해 우려되는 Colorkrew Biz에 맡기세요.
출입 제한
각 회사의 보안 정책 준수를 위해 관리자는 관리 화면에서 장치 사용 제한과 연결 소스 IP 제한을 설정할 수 있습니다.
모바일 기기 관리(MDM)에서는 기기 사용 모니터링, 보안 조치, 노트북, 태블릿, 휴대폰 분실 방지를 담당하는 Intune 관리 장치만 접근할 수 있습니다.
싱글 사인온 지원
단일 ID와 비밀번호로 이메일과 내부 시스템을 사용할 수 있는 싱글 사인온이 가능합니다.
이렇게 하면 접속할 때마다 비밀번호를 입력하는 번거로움과 비밀번호 유출로 인한 정보 유출 위험을 피할 수 있습니다.
Azure AD, Google Workspace, Okta, HENNGE One 등 여러 클라우드 서비스를 지원합니다. (*추가 초기 비용이 발생할 수 있습니다.) ）
결론
이 글에서는 Colorkrew Biz에서 사용할 수 있는 무종이 내부 문서와 기능들을 다루었습니다.
페이퍼리스 전환에는 여섯 가지 장점이 있었습니다.
- 문서 저장 공간을 만들 필요가 없으며 다른 용도로 사용할 수 있습니다
- 지진, 재난, 종이 손상으로 인한 손실을 방지합니다
- 기밀 정보를 종이에 공개하여 정보 유출 위험을 피하기
- 즉시 디지털화하여 정보를 검색할 수 있습니다
- 종이 문서의 처리 비용 절감
- 원격 근무를 촉진함
또한 실제 업무 중에 출석 관리와 회의실 예약이 더 쉬울 것 같다는 것도 알게 되었습니다.
더 쉬워지긴 하지만 정보 유출과 같은 보안 문제에 주의해야 하며, 철저한 조치를 취하면 두려워할 필요가 없습니다.
Colorkrew Biz는 출석 관리, 회의실 예약, 보안 관리를 지원합니다.
왜 Colorkrew Biz를 도입하고 문서 없이 페이퍼리스로 전환하지 않나요?
저희는 이러한 다른 기능들도 갖추고 있으니, 관심 있는 회사의 일반 업무를 담당하고 계시다면 언제든지 연락해 주세요!