突然ですが、質問です！あなたは一日、何回会議室の予約をしていますか？
その会議室予約の調整にどのくらい時間がかかっていますか？
いざ、会議室の予約を取ろうと思っても会議室の空きがない、空予約が多くて効率的に会議室を利用できない！と悩む方管理者さまも多いのではないでしょうか。今日は「会議室予約」や「施設予約」をより効率的にする「Colorkrew Biz」の利用方法をご紹介します！
会議室予約と管理で困っている企業におススメ！
最近、オフィス出社の頻度や来客も徐々に増え始め、「会議室不足」や「施設予約」の管理にまつわる問題を抱えている企業さまが増加しています。事実、会議室の実態調査を独自で行った企業では、会議室の全利用時間の4分の1が空予約で占められていたという調査も！
このように会議室実際には空いているにもかかわらず、空予約で埋まってしまい、本来利用ができるはずの時間に利用ができずビジネスチャンスを損なっているのです。
もとより、急な来客の打ち合わせを調整する時にどこの会議室が、何時に空いているのかなどを確認するのは意外と時間もかかりますし、面倒なタスクですよね。
その名もなき仕事™をなくすために、便利なのがColorkrew Bizの座席やスペースの予約です！
こんな企業におススメします
- 会議室の管理が一元管理できていない
- 会議室の利用状況をリアルタイムに確認したい
- 会議室の空予約を防止したい
- 施設の利用状況のログを取り、効率的に利用を促したい
それでは、詳細を一緒に見てみましょう！
会議室の予約と管理ができる「スペース機能」とは？！
Colorkrew Bizは座席表を使って、座席の管理や予約をしていただくのがベーシックな使い方ですが、会議室や休憩室、フォンブースなどのいわゆる社内における施設やスペースも一緒に管理したり予約したりすることができます。座席以外にもオフィス内に管理すべき空間やスペースが実はとっても多いのです！
管理すればもっと効率的に利用できる社内スペース！
- 会議室
- 休憩室
- 集中ブース
- フォンブース
- 喫煙室
- カフェテリア
- 冷蔵庫
- ロッカー
などなど。
このようにColorkrew Bizで座席の管理と、社内施設やスペースの管理も合わせて、オフィス全体でしっかりと管理ができます！
座席表からわずか3ステップで予約完了！
まず、Colorkrew Bizのポータルサイト(PC/スマホ対応)から利用したいスペース（会議室）を選択すると、選択した会議室の利用状況を確認できます。
利用したいスペースを選択した後は「新規予約」を押して、カレンダーから予約したい日付、時間帯を選択しましょう。
時間帯も15分単位で細かく選択が可能です！
会議室予約情報のOutlook連携も可能！
Colorkrew Bizのスペース機能は、Outlookと連携を行うことでさらに便利に使うことができます。
スペース機能で予約/確保した会議室はOutlook上にも表示されますので、サービスを跨いだダブルブッキングのトラブルや、予定被り、情報の差異などの心配もありません！
空予約防止ができる予約自動キャンセル機能付き
予約したユーザーが所定の時間までにチェックインしない場合、予約した座席をキャンセルできるのと同様に、スペース機能においても、予約時間を過ぎても利用を開始されなかったスペースの自動キャンセルを設定できます。
さらに便利な、Google Workspace Googleカレンダー連動！
Colorkrew Bizのスペース機能は、Googleカレンダーとも双方向連携できるため、Googleカレンダーで予約した施設をそのままColorkrew Bizの予約スペースとして表示できます。
逐一両方サービスのスケジュールを設定する手間がいりません！
デジタルサイネージでカスタマイズも！
スペースを登録する際に「スペース デジタルサイネージ」も使えます！
会議室の雰囲気や、オフィスの雰囲気に合わせられるよう色々な色でカスタマイズできるよう提供しています。企業ロゴもアップデートすることができますよ！
効率的でムダのない会議室利用を促そう！
スペース機能を使って、会議室、社内施設やスペースを管理していくと、スペースの利用状況と予約状況などのデータが取れます。
このデータを使い、会議室の空きやすい時間帯や曜日などを把握し、利用者へ混雑をさけた会議室の利用を促し、効率的な会議室の利用が実現可能です。
皆さん、いかがでしたか？
ツールのデモンストレーションなども行いますので、お気軽にお問い合わせください！